Ratgeber · Arbeitszeit
Zeiterfassungspflicht: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
Seit 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen. Wer ist betroffen, ab wann gilt was, und muss es digital sein? Der verständliche Überblick — plus, wie die digitale Zeiterfassung per App die Nachweise liefert.
- Seit 2022 Pflicht
- Gilt für alle Betriebe
- Papier oder digital
Stand: September 2026 · keine Rechtsberatung
Zeiterfassungspflicht: ab wann und für wen?
Vier Fragen, die Betriebe zur Zeiterfassungspflicht am häufigsten stellen.
Gilt die Pflicht schon?
Ja. Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen — ohne Übergangsfrist für die Erfassung selbst.
Ab wie vielen Mitarbeitenden?
Für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Es gibt keine Untergrenze — auch Kleinbetriebe sind erfasst.
Muss es elektronisch sein?
Nach aktueller Rechtslage nein — auch Papier ist möglich. Eine Reform soll elektronische Erfassung mit Fristen bringen, ist aber noch nicht gesichert.
Was wird aufgezeichnet?
In der Regel Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — und damit die Pausen. Nachvollziehbar und aufzubewahren.
Zeiterfassungspflicht kompakt — der Gratis-Leitfaden
Alles Wichtige auf 5 Seiten: Rechtslage, Pflichten und Checkliste. Kostenlos und ohne Anmeldung.
- Rechtslage nach BAG-Urteil 2022
- Wer betroffen ist — und ab wann
- Was aufgezeichnet werden muss
- Checkliste für den Betrieb
Ist Zeiterfassung Pflicht?
Ja. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen.
Das Gericht (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) stützte sich auf das Arbeitsschutzgesetz und ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße — auch für Kleinbetriebe. Eine Übergangsfrist für die Erfassung selbst gibt es nicht: Sie gilt bereits heute.
Offen ist nur die genaue Form. Eine geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes soll die elektronische Erfassung verpflichtend machen und gestaffelte Fristen nach Betriebsgröße einführen. Ob und wann sie in Kraft tritt, war zuletzt noch nicht abschließend geklärt — prüfen Sie den aktuellen Stand. Erlaubt ist derzeit auch die Erfassung auf Papier; digital ist in der Praxis nur einfacher und prüfungssicherer.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Rechtslage und Gesetzgebung können sich ändern. Stand: September 2026.
Die Rechtslage auf einen Blick
Von der EU-Entscheidung bis zur geplanten Reform — so kam die Pflicht zustande.
- 01 2019
EuGH-Urteil
Der Europäische Gerichtshof entscheidet: Arbeitszeiten müssen EU-weit systematisch erfasst werden.
- 02 13.09.2022
BAG-Urteil
Das Bundesarbeitsgericht überträgt das auf Deutschland — Erfassungspflicht für alle Arbeitgeber.
- 03 Heute
Pflicht gilt
Arbeitszeiten müssen erfasst werden. Die Form ist frei — Papier oder digital.
- 04 Geplant
ArbZG-Reform
Elektronische Erfassung mit gestaffelten Fristen ist geplant, aber noch nicht in Kraft.
Pflicht erfüllen, ohne Papierkram
Kibi Connect erfasst Arbeitszeiten am Smartphone und liefert die Nachweise, die Gesetz und Prüfung verlangen — testen Sie es kostenlos.
Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht
Ist Zeiterfassung Pflicht?
Ja. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Das Gericht stützte sich auf das Arbeitsschutzgesetz und ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße.
Ab wann gilt die Zeiterfassungspflicht?
Sie gilt bereits — seit dem BAG-Urteil 2022. Für die Erfassung als solche gibt es keine Übergangsfrist: Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten schon heute aufzeichnen. Diskutiert wird eine Reform des Arbeitszeitgesetzes, die eine elektronische Form und gestaffelte Fristen nach Betriebsgröße vorsieht; ob und wann sie in Kraft tritt, ist noch nicht abschließend geklärt.
Ab wie vielen Mitarbeitenden gilt die Pflicht?
Grundsätzlich für alle Arbeitgeber — es gibt keine Untergrenze bei der Mitarbeiterzahl. Auch Kleinbetriebe sind erfasst. In den Reformüberlegungen waren Erleichterungen für kleine Unternehmen im Gespräch, etwa längere Übergangsfristen oder nicht-elektronische Formen. Verbindlich ist das bislang nicht.
Muss die Zeiterfassung elektronisch oder digital sein?
Nach aktueller Rechtslage ist die Form nicht zwingend elektronisch — auch eine Erfassung auf Papier ist grundsätzlich möglich. Ein Gesetzentwurf sah vor, elektronische Erfassung verpflichtend zu machen, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße; ob und wann das in Kraft tritt, sollten Sie aktuell prüfen. Unabhängig davon ist die digitale Erfassung in der Praxis deutlich einfacher und prüfungssicherer.
Gibt es Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht?
Bestimmte Gruppen sind gesondert geregelt, etwa leitende Angestellte. Für einzelne Branchen gelten über das Mindestlohngesetz zusätzliche Aufzeichnungspflichten. Ob eine Ausnahme in Ihrem Fall greift, klärt am besten eine arbeitsrechtliche Beratung.
Was genau muss aufgezeichnet werden?
In der Regel Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — und damit auch die Pausen. Die Aufzeichnungen sollten nachvollziehbar sein und über mehrere Jahre aufbewahrt werden. Eine digitale Zeiterfassung erledigt das automatisch und liefert die Nachweise auf Knopfdruck.
Drohen Bußgelder, wenn nicht erfasst wird?
Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Praktisch oft schwerer wiegt, dass fehlende Nachweise bei Streit um Überstunden oder bei Prüfungen zulasten des Arbeitgebers gehen können. Saubere Aufzeichnungen schützen also in beide Richtungen.
Zuletzt aktualisiert: September 2026 · Keine Rechtsberatung.
Leitfaden als PDF mitnehmen
Zeiterfassungspflicht kompakt auf 5 Seiten – kostenlos und ohne Anmeldung.
Zeiterfassung, die die Pflicht abdeckt
Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie Ihre Mitarbeitenden buchen und wie Sie die Nachweise jederzeit zur Hand haben.
Ihr Kontakt zu Kibi
Christofer, Maria, Verena
Christofer, Maria und Verena beraten Sie persönlich, zeigen Kibi Connect in Demos und Webinaren und begleiten Sie bei der Einführung in Ihrem Unternehmen.