Arbeitszeit rechtssicher und mobil erfassen: Was der BAG-Beschluss für Betriebe bedeutet

Zettel am Ende der Schicht, eine Excel-Liste im Büro, Zurufe zwischen Halle und Verwaltung: In vielen operativen Betrieben wird die Arbeitszeit bis heute mündlich, auf Papier oder gar nicht systematisch erfasst. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist klar, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Für Betriebe mit vielen Non-Desk-Workern in Produktion, Handwerk und Küche stellt sich damit eine praktische Frage: Wie erfasst man Arbeitszeit dort, wo niemand am Schreibtisch sitzt? Genau dafür bündelt unsere Plattform Kibi Connect die Zeiterfassung direkt am Arbeitsort — mobil auf dem Smartphone, ohne Stempeluhr, ohne Papierzettel, nachvollziehbar dokumentiert. DSGVO-konform und mit Hosting in Deutschland.

Was hat der BAG-Beschluss vom 13.09.2022 für Betriebe geändert?

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen.

Die Pflicht gilt unabhängig von Branche und Betriebsgröße.

Mit dem Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das BAG festgestellt, dass sich diese Pflicht bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz ergibt. Erfasst werden muss, wann Mitarbeitende ihre Arbeit beginnen und beenden und wie lange sie arbeiten. Wie das System konkret ausgestaltet wird, lässt der Beschluss offen — entscheidend ist, dass Arbeitszeit tatsächlich und verlässlich erfasst wird. Parallel regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die zulässigen Höchstarbeitszeiten und die vorgeschriebenen Ruhezeiten. Eine verlässliche Erfassung ist die Grundlage dafür, diese Vorgaben im Alltag überhaupt nachvollziehen zu können. Für Personalabteilung und Geschäftsführung heißt das: Es braucht einen Weg, der auch die vielen Mitarbeitenden ohne festen PC-Arbeitsplatz erreicht, nicht nur das Büro. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; die konkrete Ausgestaltung stimmen Sie mit Ihrer Rechtsberatung ab.

Warum ist mobile Zeiterfassung für Non-Desk-Worker die praktikable Lösung?

Wer nicht am Schreibtisch arbeitet, braucht die Erfassung dort, wo die Arbeit passiert — auf dem Smartphone, in Halle, Werkstatt oder Küche.

Eine zentrale Stempeluhr am Eingang bildet verteilte Arbeitsorte nicht ab.

In Produktion, Handwerk und Gemeinschaftsverpflegung verteilt sich die Arbeit über Hallen, Baustellen, Fahrzeuge und Küchen. Eine feste Stempeluhr am Werkstor passt dazu nicht: Wer auf Montage fährt oder zwischen Stationen wechselt, müsste Wege in Kauf nehmen, nur um Zeiten zu erfassen. Papierzettel wiederum landen verspätet oder gar nicht im Büro, sind schwer lesbar und müssen manuell übertragen werden. Mobile Zeiterfassung setzt genau dort an: Mitarbeitende erfassen Beginn, Ende und Pausen direkt am Arbeitsort auf dem eigenen oder einem geteilten Gerät. Für die verschiedenen Einsatzkontexte haben wir die Lösung branchennah gedacht — von der Produktion über Handwerk und Service bis zur Gemeinschaftsverpflegung. So werden auch die Mitarbeitenden erreicht, die im Arbeitsalltag selten oder nie an einem PC sitzen.

Wie erfassen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit direkt am Arbeitsort?

Über die Plattform stempeln sich Mitarbeitende mobil ein und aus — Beginn, Pausen und Ende werden mit Zeitstempel erfasst.

Die Erfassung läuft ohne zusätzliche Hardware und ohne Papier.

Statt Zettel und Stempeluhr öffnen Mitarbeitende die Plattform auf dem Smartphone und erfassen ihre Zeiten mit wenigen Handgriffen. Beginn, Pausen und Feierabend werden mit Zeitstempel festgehalten, Korrekturen bleiben nachvollziehbar. Die erfassten Zeiten fließen zentral zusammen, sodass das Büro keine Zettel mehr abtippt oder Listen zusammensucht. Weil die Zeiterfassung Teil derselben Plattform ist wie Kalender und Aufgaben, lassen sich Arbeitszeiten mit Schichten und Aufgaben zusammen denken — ein Bruch zwischen mehreren Insellösungen entfällt. Gerade beim Schichtwechsel zahlt sich das aus: Wie eine saubere digitale Übergabe funktioniert, zeigt unser Beitrag zur digitalen Schichtübergabe in der Produktion. So wird aus verstreuten Einzelangaben ein zusammenhängender, aktueller Stand.

Wie bleibt die erfasste Arbeitszeit nachvollziehbar dokumentiert?

Alle Zeiten liegen zentral, mit Zeitstempel und nachvollziehbaren Änderungen vor — jederzeit einsehbar für Personalabteilung und Geschäftsführung.

So ist dokumentiert, wer wann wie lange gearbeitet hat.

Der eigentliche Wert entsteht nach der Erfassung: Die Zeiten müssen auswertbar und nachvollziehbar vorliegen. Auf unserer Plattform sammeln sich Arbeitszeiten zentral, statt in einzelnen Zetteln, Chatnachrichten und Excel-Dateien. Personalabteilung und Geschäftsführung sehen den aktuellen Stand pro Person und Zeitraum, ohne Daten aus mehreren Quellen zusammenzutragen. Das erleichtert die Lohnabrechnung ebenso wie den Blick auf die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nach dem ArbZG. Über das Dashboard sind relevante Stände im Blick, und weil alles auf einer Plattform liegt, bleiben Informationen verlässlich geteilt — vom Arbeitsort bis in die Verwaltung. Die Dokumentation ist damit lückenlos und für Rückfragen oder Prüfungen jederzeit abrufbar, statt in Ordnern und losen Notizen verstreut.

Welche messbaren Vorteile bringt mobile Zeiterfassung?

Weniger manueller Aufwand, eine lückenlose Dokumentation und ein Erfassungsweg, der wirklich alle erreicht.

Betriebe, die mobil erfassen, berichten von konkreten Verbesserungen:

• Weniger manueller Aufwand: Zeiten werden einmal erfasst, statt auf Papier notiert und später abgetippt
• Lückenlose Dokumentation: Beginn, Pausen und Ende mit Zeitstempel zentral verfügbar für Abrechnung und Rückfragen
• Erfüllung der Erfassungspflicht auch für Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz
• Weniger Übertragungsfehler, weil die doppelte Erfassung entfällt
• Schnellerer Überblick für Personalabteilung und Geschäftsführung über aktuelle Zeitstände
• Verlässliche Grundlage, um Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nach dem ArbZG nachzuvollziehen

Wie unterstützt Kibi Connect rechtssichere Zeiterfassung konkret?

Kibi Connect verbindet die mobile Zeiterfassung mit Kommunikation, Organisation und Dokumentation auf einer Plattform — speziell für operative Teams ohne festen PC-Arbeitsplatz.

Erfassung wird so Teil des Arbeitsalltags, nicht ein zusätzlicher Schritt.

Auf unserer Plattform ist die Zeiterfassung kein isoliertes Tool, sondern greift mit den übrigen Bereichen ineinander. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten dort, wo sie ohnehin Aufgaben im Team organisieren, Termine im Kalender sehen und Neuigkeiten erhalten. So entsteht kein weiterer Login und keine weitere Insellösung. Weil die Plattform darauf ausgelegt ist, alle Mitarbeitenden zu verbinden — auch die vielen ohne PC-Arbeitsplatz — erreicht die Erfassung tatsächlich die gesamte Belegschaft. Alles läuft webbasiert auf iOS, Android und im Browser, DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland (Hetzner), Made in Germany. Für die Personalabteilung bedeutet das einen verlässlichen, zentralen Stand — für die Mitarbeitenden einen Handgriff, der sich in den Schichtalltag einfügt.

Fazit: Die Erfassungspflicht lässt sich mobil praktikabel umsetzen

Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen — für Betriebe mit vielen Non-Desk-Workern ist die mobile Erfassung direkt am Arbeitsort der praktikable Weg dorthin.

Stempeluhr und Papierzettel bilden verteilte Arbeitsorte in Produktion, Handwerk und Küche nicht ab. Eine Plattform wie Kibi Connect erfasst Arbeitszeiten dort, wo gearbeitet wird, führt sie zentral und nachvollziehbar zusammen und erreicht auch die Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz. So wird aus einer rechtlichen Pflicht ein Ablauf, der den Betriebsalltag entlastet statt belastet.

Sehen Sie, wie die Zeiterfassung in Kibi Connect funktioniert, und vergleichen Sie die Preise.

Jetzt kostenlos testen | Demo buchen | Preise ansehen