Kai: Dokumente aus Vorlagen erstellen
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Kai unterstützt Sie bei der Arbeit mit Word-Dokumenten in der Dateiverwaltung: aus Vorlagen neue Dokumente erstellen, bestehende Dokumente gezielt ergänzen und Dokumente bei Bedarf als PDF bereitstellen.
Was Kai kann
Dokumente aus Vorlagen erstellen: Kai füllt eine Word-Vorlage (docx) mit den von Ihnen genannten Angaben und legt das fertige Dokument in der Dateiverwaltung ab — auf Wunsch direkt in einem Gruppen-Ordner.
Bestehende Dokumente ergänzen oder ändern: Kai kann gezielt Textstellen ersetzen, Absätze anhängen oder Tabellenzeilen ergänzen. Der vorherige Stand bleibt als wiederherstellbare Version erhalten.
PDF-Variante bereitstellen: Auf Wunsch wandelt Kai ein Dokument in eine PDF-Datei um und liefert einen zeitlich begrenzten Download-Link.
Vorlagen vorbereiten
Damit Kai eine Word-Datei als Vorlage nutzen kann, sind zwei Schritte nötig:
Platzhalter im Text ergänzen: Schreiben Sie Platzhalter im Format
${name}direkt in den Text der Word-Vorlage — siehe Beispiele unten.Datei als Vorlage markieren: Öffnen Sie die Datei-Optionen der Word-Datei in der Dateiverwaltung und wählen Sie „Als Vorlage markieren“. Nur so findet Kai die Datei als Vorlage.
Beispiele für Platzhalter im Vorlagentext:
Protokoll ${titel}Datum: ${datum}Teilnehmende: ${teilnehmende}
Empfehlung für Platzhalternamen: durchgehend kleinschreiben und keine Leerzeichen verwenden — also ${teilnehmende} statt ${Teilnehmende Personen}.
Fehlen Kai beim Erstellen Angaben für Platzhalter, fragt Kai gezielt danach. Auf Wunsch trägt Kai stattdessen sichtbare Markierungen wie [offen: teilnehmende] in das Dokument ein, statt auf die fehlenden Angaben zu warten.
So beauftragen Sie Kai
Ein paar Beispiele, wie Sie Kai in eigenen Worten beauftragen können:
„Erstelle ein Protokoll für das Teammeeting von heute aus meiner Protokoll-Vorlage und lege es in der Gruppe Vertrieb ab.“
„Ergänze im Protokoll von gestern unter ‚Offene Punkte‘ den Hinweis zur Inventur.“
„Gib mir das Dokument als PDF.“
Der Download-Link einer PDF-Variante ist 24 Stunden gültig. Die PDF selbst wird nicht in der Dateiverwaltung abgelegt.
Statt des Vorlagen-Namens können Sie Kai auch einen Link zu einer Datei in der Dateiverwaltung geben — Kai löst den Link automatisch auf.
Gut zu wissen
Änderungen an bestehenden Dokumenten legt Kai immer als neue Version an — der vorherige Stand ist über die Versionshistorie wiederherstellbar.
Ist ein Dokument gerade im Office-Editor geöffnet, wartet Kai mit Änderungen und sagt Ihnen das.
Kai kann nur auf Dateien zugreifen, die Sie selbst sehen dürfen, und nur dort ablegen, wo Sie Schreibrechte haben.