Kai: Documenten maken uit sjablonen
Bijgewerkt op Leestijd: 2 min
Op deze pagina
Kai maakt voor jou Word-documenten op basis van jullie sjablonen, vult bestaande documenten gericht aan en stelt documenten op verzoek beschikbaar als PDF. Helemaal nieuwe documenten zonder sjabloon maakt Kai ook, meer hierover onder Hoe maakt en bewerkt Kai Office-documenten?.
Wat Kai kan#
-
Documenten maken op basis van sjablonen
Kai vult een Word-sjabloon (.docx) met de gegevens die jij opgeeft en slaat het afgeronde document op in Mijn opslag in het gedeelte Bestanden. Op verzoek komt het direct in de map van een groep terecht.
-
Bestaande documenten aanvullen of wijzigen
Kai vervangt gericht tekstgedeelten, voegt alinea’s toe, ook onder een bepaalde kop, of vult tabelrijen aan. De vorige versie blijft als versie bewaard.
-
Als PDF beschikbaar stellen
Kai zet een document om in een PDF-bestand en geeft je een downloadlink die 24 uur geldig is.
Sjablonen voorbereiden#
-
Plaatsaanduidingen in de tekst schrijven
Schrijf plaatsaanduidingen in het formaat
${naam}op elke plek in de Word-sjabloon die Kai later moet invullen. Heeft een sjabloon geen plaatsaanduidingen, dan vult Kai labelregels zoals „Deelnemer:” in. -
Als sjabloon markeren
Sla het Word-bestand op in de bestandsbeheerder en markeer het via het contextmenu als sjabloon. Dan vindt Kai het als je het bij naam noemt. Zonder markering kan ook: voeg de link naar het bestand toe in de chat met Kai.
Tip
Voorbeeld:
Staat in de sjabloon „Geachte ${aanhef} ${achternaam}”, dan maakt Kai er bijvoorbeeld „Geachte mevrouw Mustermann” van.
Zo geef je Kai opdracht#
Enkele voorbeelden hoe je Kai in eigen woorden opdracht kunt geven:
„Maak van de offertesjabloon een document voor het bedrijf Muster GmbH over 5 onderhoudsafspraken.”
„Neem de notulensjabloon en sla het afgeronde document op in de groep Onderhoud.”
Ontbreekt een gegeven voor een plaatsaanduiding, dan vraagt Kai hier gericht naar.
Bestaande documenten wijzigen#
Kai bewerkt ook bestaande Word-documenten: afzonderlijke tekstgedeelten vervangen, alinea’s toevoegen of tabelrijen aanvullen. De vorige versie gaat hierbij niet verloren.
Info
Na elke wijziging door Kai blijft de vorige versie als versie bewaard. Je kunt deze indien nodig herstellen.
Als PDF beschikbaar stellen#
Op verzoek zet Kai een afgerond document om in een PDF-bestand, bijvoorbeeld een Word-document, een tabel of een presentatie. Je krijgt een downloadlink die 24 uur geldig is. Dit is handig om een document snel door te geven zonder het Word-bestand af te geven. Het PDF-bestand zelf slaat Kai niet op in de bestandsbeheerder.
Waarschuwing
Als sjabloon en voor gerichte wijzigingen zijn alleen Word-bestanden in het formaat .docx geschikt. Controleer documenten die Kai heeft gemaakt voordat je ze deelt. De verantwoordelijkheid voor de inhoud blijft bij jou.