Wie is hiervoor verantwoordelijk? Contactpersonen binnen de organisatie helder maken

„Da müssen Sie mal Frau Müller fragen“ — en mevrouw Müller is met vakantie. In veel gemeenten kost het dagelijks tijd om de juiste contactpersoon te vinden: bij nieuwe medewerkers, in het klantcontact en zeker ook op de werkplaats. Want meer dan 40 % van de medewerkers in operationele functies heeft geen vaste pc en geen toegang tot interne adressenlijsten. Deze Non-Desk-Workers weten vaak niet wie ze bij een vraag moeten benaderen. Met Kibi Connect maakt u personen, rollen en vervangingen voor iedereen centraal vindbaar — mobiel en op de desktop, AVG-conform en in Duitsland gehost.

Waarom is vaak onduidelijk wie voor wat verantwoordelijk is?

Omdat verantwoordelijkheden in hoofden, e-mailhandtekeningen en verouderde lijsten zitten — maar niet op één gemeenschappelijke, actuele plek.

Gemeenten zijn verspreid over afdelingen, vakgebieden en locaties. Wie nieuw is, kent de structuur niet; wie buiten werkt, heeft de telefoonlijst niet bij zich. Veranderen rollen of vervangingen, dan horen alleen een deel van de medewerkers het. Het gevolg: telefoontjes die worden doorgeschakeld en dossiers die op het verkeerde bureau belanden. Een gemeenschappelijke platform die op elk apparaat werkt, houdt deze informatie op één plek actueel — voor iedereen gelijk.

Hoe vinden medewerkers snel de juiste contactpersoon?

Via een centraal collegaoverzicht met rollen en contactgegevens — doorzoekbaar op naam, functie of vakgebied, direct vanaf de smartphone.

Met het collegaoverzicht en contacten ziet iedereen in één oogopslag wie welke functie heeft en hoe u die persoon bereikt. In plaats van u door telefoonlijsten te worstelen, typt u een vakgebied of naam in en start u direct een bericht in de chat. Dat versnelt de afstemming tussen gemeentehuis, werkplaats en buitendienst en vermindert het doorschakelen — ook voor krachten zonder kantoor-pc.

Hoe blijven rollen en vervangingen actueel?

Via een centraal beheerde structuur in de wiki en thematische groepen — één wijziging, iedereen ziet de actuele stand.

Verantwoordelijkheden veranderen: vakantie, ziekte, wisselingen, nieuwe aanstellingen. In de wiki legt u de organisatiestructuur, vervangingsregelingen en verantwoordelijkheden op één plek vast — één keer bijgewerkt, voor iedereen zichtbaar. Via groepen bereikt u hele vakgebieden gebundeld, zonder individuele adressen te hoeven beheren. Zo verdwijnt de verouderde Excel-lijst die toch niemand meer kon vinden.

Hoe profiteren nieuwe en operationele krachten hiervan?

Omdat ze vanaf dag één oriëntatie krijgen zonder insiderkennis — en onafhankelijk van hun werkplek.

Met name nieuwe medewerkers en Non-Desk-Workers zijn afhankelijk van duidelijke contactpersonen. Als structuur en verantwoordelijkheden mobiel raadpleegbaar zijn, hoeven ze niet eerst „de juiste mensen te kennen“ om actief te kunnen zijn. Dat verkort de inwerkperiode en maakt de organisatie minder afhankelijk van individuele kennishouders. Hoe u de inwerkperiode verder kunt versnellen, leest u in Nieuwe medewerkers in de gemeente sneller inwerken.

Blijven contactgegevens hierbij beschermd?

Ja — persoons- en contactgegevens staan in een zakelijke platform, AVG-conform en in Duitsland gehost, met rollen en rechten in plaats van privé-adresboeken.

Interne verantwoordelijkheden en doorverbindingen horen niet in privételefoonlijsten thuis. Kibi Connect wordt AVG-conform in Duitsland gehost (Hetzner) — Made in Germany. Via rollen en afdelingen bepaalt u wie welke informatie ziet. Zo blijft de controle over persoonsgegevens bij de gemeente.

Meetbare voordelen

• Centraal, doorzoekbaar overzicht van personen, rollen en contactgegevens
• Minder doorschakelen en terugbellen bij het zoeken naar verantwoordelijken
• Rollen en vervangingen één keer beheren — iedereen ziet de actuele stand
• Ook voor Non-Desk-Workers mobiel raadpleegbaar, zonder interne pc-lijsten
• Snellere inwerkperiode dankzij duidelijke contactpersonen vanaf dag één
• AVG-conform in Duitsland gehost in plaats van privé-adresboeken

Conclusie: Verantwoordelijkheid hoort zichtbaar te zijn, niet in het geheugen

Als verantwoordelijkheden alleen in hoofden en oude lijsten staan, kost elke vraag tijd — en elke personeelswisseling kennis. Een medewerkersplatform zoals Kibi Connect maakt personen, rollen en vervangingen centraal vindbaar, op elk apparaat en AVG-conform in Duitsland gehost. Zo vindt elke vraag sneller de juiste persoon.

Hoe u gemeente en werkplaats digitaal verbindt, leest u in Gemeente en werkplaats digitaal verbinden.

Nu gratis uitproberen | Demo aanvragen | Prijzen bekijken