Werkzeker en mobiel registreren: Wat het BAG-besluit betekent voor bedrijven

Notities op het eind van de shift, een Excel-bestand op kantoor, mondelinge mededelingen tussen hal en administratie: in veel operationele bedrijven wordt de werktijd nog steeds mondeling, op papier of helemaal niet systematisch geregistreerd. Sinds het besluit van het Bundesarbeitsgericht (BAG) van 13 september 2022 (zaaknr. 1 ABR 22/21) is duidelijk dat werkgevers verplicht zijn een systeem voor de registratie van werktijden in te voeren. Voor bedrijven met veel Non-Desk-Workers in productie, ambacht en horeca rijst daarmee een praktische vraag: hoe registreert u werktijden daar waar niemand aan een bureau zit? Precies daarvoor biedt ons platform Kibi Connect de werktijdregistratie direct op de werkplek — mobiel op de smartphone, zonder stempelklok, zonder papieren briefjes, met traceerbare documentatie. AVG-conform en met hosting in Duitsland.

Wat verandert het BAG-besluit van 13 september 2022 voor bedrijven?

Het Bundesarbeitsgericht heeft besloten dat werkgevers volgens § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verplicht zijn een systeem voor de registratie van werktijden in te voeren.

Deze verplichting geldt ongeacht branche of bedrijfsgrootte.

Met het besluit van 13 september 2022 (zaaknr. 1 ABR 22/21) heeft het BAG vastgesteld dat deze verplichting al voortvloeit uit de Arbeidsomstandighedenwet. Er moet worden geregistreerd wanneer medewerkers hun werk beginnen en eindigen en hoe lang ze werken. Hoe het systeem precies wordt ingericht, laat het besluit open — beslissend is dat de werktijden daadwerkelijk en betrouwbaar worden geregistreerd. Parallel regelt de Arbeidstijdenwet (ArbZG) de toegestane maximumarbeidstijden en de voorgeschreven rusttijden. Een betrouwbare registratie is de basis om deze voorschriften in de praktijk überhaupt te kunnen controleren. Voor de HR-afdeling en de directie betekent dit: er is een oplossing nodig die ook de vele medewerkers zonder vaste pc-werkplek bereikt, niet alleen het kantoor. Deze bijdrage vervangt geen juridisch advies; de concrete invulling stemt u af met uw juridisch adviseur.

Waarom is mobiele werktijdregistratie de praktische oplossing voor Non-Desk-Workers?

Wie niet aan een bureau werkt, heeft de registratie nodig waar de werkzaamheden plaatsvinden — op de smartphone, in de hal, werkplaats of keuken.

Een centrale stempelklok bij de ingang dekt verspreide werkplekken niet af.

In productie, ambacht en gemeenschapscatering is de werkzaamheden verspreid over hallen, bouwplaatsen, voertuigen en keukens. Een vaste stempelklok bij de poort past daar niet bij: wie op montage gaat of tussen verschillende werkstations wisselt, moet extra tijd investeren om alleen maar de werktijden te registreren. Papieren briefjes komen te laat of helemaal niet op kantoor aan, zijn moeilijk leesbaar en moeten handmatig worden overgenomen. Mobiele werktijdregistratie pakt precies daar aan: medewerkers registreren begin, einde en pauzes direct op de werkplek op hun eigen of een gedeeld apparaat. Voor de verschillende toepassingscontexten hebben wij de oplossing branchegericht gedacht — van productie tot ambacht en service en gemeenschapscatering. Zo worden ook de medewerkers bereikt die in het dagelijkse werk zelden of nooit aan een pc zitten.

Hoe registreren medewerkers hun werktijden direct op de werkplek?

Via het platform stempelen medewerkers zich mobiel in en uit — begin, pauzes en einde worden geregistreerd met tijdstempel.

De registratie verloopt zonder extra hardware en zonder papier.

In plaats van briefjes en stempelklok openen medewerkers het platform op hun smartphone en registreren hun tijden met slechts enkele handelingen. Begin, pauzes en einde van de werkdag worden vastgelegd met tijdstempel, correcties blijven traceerbaar. De geregistreerde tijden komen centraal samen, zodat de administratie geen briefjes meer hoeft over te typen of lijsten hoeft samen te zoeken. Omdat de werktijdregistratie deel uitmaakt van hetzelfde platform als de agenda en taken, kunnen werktijden worden gekoppeld aan shifts en taken — een breuk tussen meerdere geïsoleerde oplossingen wordt voorkomen. Vooral bij wisseling van shifts is dit waardevol: hoe een schone digitale overdracht werkt, laten we zien in onze bijdrage over digitale shiftoverdracht in de productie. Zo ontstaat uit verspreide individuele gegevens een samenhangend, actueel overzicht.

Hoe blijft de geregistreerde werktijd traceerbaar gedocumenteerd?

Alle tijden liggen centraal, met tijdstempel en traceerbare wijzigingen — altijd inzichtelijk voor de HR-afdeling en directie.

Zo is gedocumenteerd wie wanneer en hoe lang heeft gewerkt.

De echte waarde ontstaat na de registratie: de tijden moeten analyseerbaar en traceerbaar beschikbaar zijn. Op ons platform worden werktijden centraal verzameld, in plaats van in losse briefjes, chatberichten en Excel-bestanden. De HR-afdeling en directie zien de actuele stand per persoon en periode, zonder gegevens uit verschillende bronnen te hoeven combineren. Dit vergemakkelijkt zowel de salarisadministratie als het toezicht op de naleving van maximumarbeidstijden en rusttijden volgens de ArbZG. Via het dashboard blijven relevante standen in beeld, en omdat alles op één platform staat, blijven informatie betrouwbaar gedeeld — van de werkplek tot in de administratie. De documentatie is hiermee compleet en voor vragen of controles altijd raadpleegbaar, in plaats van verspreid in mappen en losse aantekeningen.

Welke meetbare voordelen biedt mobiele werktijdregistratie?

Minder handmatige inspanning, een complete documentatie en een registratieproces dat echt iedereen bereikt.

Bedrijven die mobiel registreren, melden concrete verbeteringen:

• Minder handmatige inspanning: tijden worden één keer geregistreerd, in plaats van op papier genoteerd en later overgetypt
• Complete documentatie: begin, pauzes en einde met tijdstempel centraal beschikbaar voor salarisadministratie en vragen
• Voldoen aan de registratieverplichting ook voor medewerkers zonder pc-werkplek
• Minder overdrachtsfouten, omdat dubbele registratie achterwege blijft
• Sneller inzicht voor de HR-afdeling en directie in actuele tijdstanden
• Betrouwbare basis om maximumarbeidstijden en rusttijden volgens de ArbZG te controleren

Hoe ondersteunt Kibi Connect wettelijk veilige werktijdregistratie concreet?

Kibi Connect combineert mobiele werktijdregistratie met communicatie, organisatie en documentatie op één platform — speciaal voor operationele teams zonder vaste pc-werkplek.

Registratie wordt zo onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden, geen extra stap.

Op ons platform is de werktijdregistratie geen geïsoleerd hulpmiddel, maar werkt het samen met de overige functies. Medewerkers registreren hun tijden waar ze ook taken in het team organiseren, afspraken in de agenda bekijken en nieuws ontvangen. Zo is er geen extra inlog nodig en geen extra geïsoleerde oplossing. Omdat het platform erop gericht is alle medewerkers te verbinden — ook degenen zonder pc-werkplek — bereikt de registratie daadwerkelijk de hele organisatie. Alles werkt webbased op iOS, Android en in de browser, AVG-conform met hosting in Duitsland (Hetzner), Made in Germany. Voor de HR-afdeling betekent dit een betrouwbare, centrale stand — voor de medewerkers een handeling die naadloos aansluit bij de dagelijkse shifts.

Conclusie: De registratieverplichting is mobiel praktisch uitvoerbaar

Sinds het BAG-besluit van 13 september 2022 moeten werkgevers de werktijden registreren — voor bedrijven met veel Non-Desk-Workers is mobiele registratie direct op de werkplek de praktische weg daarnaartoe.

Stempelklokken en papieren briefjes dekken verspreide werkplekken in productie, ambacht en horeca niet af. Een platform zoals Kibi Connect registreert werktijden waar de werkzaamheden plaatsvinden, brengt ze centraal en traceerbaar samen en bereikt ook de medewerkers zonder pc-werkplek. Zo wordt van een wettelijke verplichting een proces dat de bedrijfsvoering ontlast in plaats van belast.

Bekijk hoe de werktijdregistratie in Kibi Connect werkt en vergelijk de prijzen.

Nu gratis uitproberen | Demo aanvragen | Prijzen bekijken