Communicatie voor alle medewerkers in uw gemeente

De informatie over de verplaatste winterdienst hangt in het gemeentehuis op het prikbord — maar niemand van de technische dienst heeft het gezien. Zo verloopt communicatie in veel gemeenten: de administratie zit achter de pc, de operationele teams niet. Meer dan 40 % van de medewerkers werkt zonder vaste computer en zonder dienstmailadres — op de technische dienst, in de kinderopvang, bij de brandweer, in het zwembad of bij de winterdienst. Deze Non-Desk-Workers bereikt u met affiches, rondmails of intranet zelden betrouwbaar. Wilt u alle medewerkers in uw gemeente bereiken? Dan hebt u een kanaal nodig dat direct op de smartphone aankomt. Daarom hebben wij Kibi Connect ontwikkeld: een medewerkersplatform dat administratie en operationele teams met elkaar verbindt — AVG-conform, gehost in Duitsland. Zo weet iedereen in uw gemeente wat er speelt.

Hoe bereikt u alle medewerkers in uw gemeente?

Via een medewerkersplatform dat via push op de smartphone wordt bezorgd — zonder dienstmail en zonder pc-werkplek.

Toegang verloopt niet langer via een postvak in het gemeentehuis, maar via een persoonlijk account dat elke medewerker op zijn eigen apparaat gebruikt. Volgens Bitkom bezit bijna elke volwassene in Duitsland een smartphone — het enige digitale apparaat dat zowel de administratie, de technische dienst als de kinderopvang bereikt. Kibi Connect werkt als webapp in de browser en als iOS- en Android-app en vereist geen zakelijke e-mailadressen. Welke informatie wie ziet, regelt u via rollen en groepen: de administratie ontvangt administratieve onderwerpen, de technische dienst zijn inzetplannen. Hoe dit er in de dagelijkse praktijk van een gemeente uitziet, ziet u in de brancheoplossing voor gemeenten. Zo sluit u de kloof tussen gemeentehuis en operationeel team.

Waarom bereiken e-mail, intranet en affiches de technische dienst niet?

Omdat ze voorbijgaan aan Non-Desk-Workers: zonder dienstmail en zonder pc blijven affiches onopgemerkt en rondmails ongelezen.

Het prikbord in het gemeentehuis bereikt alleen wie erlangs komt. E-maildistributielijsten eindigen waar medewerkers geen dienstmailadres hebben — en dat geldt vaak voor de meerderheid op de technische dienst, in de kinderopvang of bij de brandweer. Een puur intranet vereist een inlog op de computer, waar veel operationele teams helemaal niet over beschikken. Het gevolg: wijzigingen in routes, openingstijden of inzetten komen te laat aan, vragen worden via roep en privételefoon afgehandeld en zijn later niet meer traceerbaar. Een medewerkersplatform vervangt deze kanalen door één plek. Via Nieuws deelt u informatie gericht uit aan de juiste afdelingen — in plaats van alles of niets met de gieter te gieten.

Hoe verbindt u administratie en operationele teams op één platform?

Door beide partijen dezelfde platform te laten gebruiken: administratie en technische dienst werken in één systeem in plaats van in gescheiden werelden.

In gemeenten zijn administratie en operationele teams organisatorisch gescheiden, vaak verspreid over meerdere locaties: gemeentehuis, technische dienst, kinderopvang, zwembaden, rioolwaterzuivering. Kibi Connect zet deze structuur digitaal om en brengt informatie, communicatie, organisatie en documentatie samen op één platform. De afdelingsleiding deelt een instructie, de chef van de technische dienst plant via Taken en Agenda’s de winterdienst, het team rapporteert de uitvoering terug — alles traceerbaar op dezelfde plek. Zo wordt “administratie en technische dienst — eindelijk verbonden” dagelijkse praktijk. Hoe u beide partijen concreet kunt verbinden, leest u in ons artikel Administratie en technische dienst digitaal verbinden.

Blijft de communicatie AVG-conform?

Ja — het platform wordt AVG-conform in Duitsland gehost en vervangt privé-WhatsAppgroepen door een zakelijk kanaal.

Gemeenten dragen een bijzondere verantwoordelijkheid voor de omgang met persoonsgegevens. Wanneer dienstroosters, foto’s of burgerzaken via privé-WhatsAppgroepen worden gedeeld, liggen deze gegevens op servers buiten de EU en buiten uw controle. Kibi Connect wordt AVG-conform in Duitsland gehost (Hetzner) — Made in Germany. Communicatie, bestanden en documentatie blijven in één systeem dat eigendom is van de gemeente, met rollen, rechten en een traceerbare geschiedenis. Waarom dit voor gemeenten meer is dan een formaliteit en hoe u WhatsApp op de technische dienst op een nette manier vervangt, leest u in AVG-conforme communicatie in plaats van WhatsApp in de gemeente.

Welke gemeentelijke afdelingen profiteren concreet?

Overal waar teams verspreid en mobiel werken — de technische dienst, kinderopvang, brandweer, zwembaden en winterdienst profiteren het snelst.

Het nut is het grootst waar het aandeel Non-Desk-Workers hoog is. De technische dienst heeft routes, inzetinformatie en snelle terugkoppeling vanaf de weg nodig. Kinderopvangen coördineren vervangingen, ouderinformatie en roosters over meerdere locaties. De vrijwillige brandweer moet kort op de bal spelen met beschikbaarheden en afspraken. Zwembaden en groenvoorzieningen werken seizoensgebonden en verspreid over locaties. Volgens Destatis groeit het aandeel medewerkers dat mobiel of verspreid over locaties werkt — een gemeenschappelijk systeem wordt daarmee een basisvoorwaarde. Met gerichte groepen per afdeling ontvangt elk team precies de informatie die voor hen relevant is — zonder anderen te overspoelen.

Hoe voert u het platform in uw gemeente in?

In enkele dagen — zonder installatie, zonder dienstmailadres voor elke medewerker, met duidelijke rollen per afdeling.

De implementatie begint zelden in het hele huis tegelijk, maar daar waar de druk het grootst is — meestal bij de technische dienst of in de administratie. U maakt de collega’s en afdelingen aan, definieert rollen en start met Nieuws en Chat. Omdat het platform als web- en mobiele app zonder installatie werkt, is de drempel voor operationele teams laag. Geleidelijk komen Taken, Agenda’s en de documentatie in de Wiki erbij. Zo groeit het digitale centrum mee — in plaats van tien tools parallel te onderhouden, werkt uw gemeente op één platform.

Meetbare voordelen

• Bereikbaarheid van alle medewerkers — ook de meer dan 40 % zonder pc en dienstmail
• Administratie en operationele teams (technische dienst, kinderopvang, brandweer, zwembaden) op één platform
• Directe pushbezorging op de smartphone in plaats van onopgemerkte affiches en rondmails
• AVG-conform gehost in Duitsland — in plaats van privé-WhatsAppgroepen
• Gerichte benadering van individuele afdelingen en locaties via groepen
• Traceerbare geschiedenis voor overdrachten, documentatie en inwerkperiodes

Conclusie: Bereikbaarheid in de gemeente is een kwestie van het juiste kanaal

Wie in zijn gemeente alle medewerkers wil bereiken, heeft een kanaal nodig dat werkt zonder pc en zonder dienstmail. E-mail, intranet en affiches sluiten precies die mensen uit die de dagelijkse praktijk in de gemeente dragen — op de technische dienst, in de kinderopvang, bij de brandweer. Een medewerkersplatform zoals Kibi Connect bezorgt informatie via push direct op de smartphone, verbindt administratie en operationele teams en is AVG-conform in Duitsland (Hetzner) gehost — Made in Germany. Zo bereikt u niet alleen de meerderheid, maar écht iedereen.

Meer hierover leest u op de branchepagina voor gemeenten.

Nu gratis uitproberen | Demo aanvragen | Prijzen bekijken