Kai helpt je bij het werken met Word-documenten in het bestandbeheer: nieuwe documenten maken op basis van sjablonen, bestaande documenten gericht aanvullen en documenten indien nodig als PDF beschikbaar stellen.

Wat Kai kan

• Documenten maken op basis van sjablonen: Kai vult een Word-sjabloon (docx) in met de door jou opgegeven gegevens en slaat het afgeronde document op in het bestandbeheer — indien gewenst direct in een groepsmap.

• Bestaande documenten aanvullen of wijzigen: Kai kan gericht tekstgedeelten vervangen, alinea's toevoegen of tabelrijen aanvullen. De vorige versie blijft beschikbaar als herstelbare versie.

• PDF-variant beschikbaar stellen: Op verzoek zet Kai een document om in een PDF-bestand en levert een tijdelijk downloadlinkje.

Sjablonen voorbereiden

Om Kai een Word-bestand als sjabloon te laten gebruiken, zijn twee stappen nodig:

• Plaatsaanduidingen in de tekst toevoegen: Schrijf plaatshouders in het formaat ${naam} rechtstreeks in de tekst van de Word-sjabloon — zie de voorbeelden hieronder.

• Bestand als sjabloon markeren: Open de bestandsopties van het Word-bestand in het bestandbeheer en kies „Als sjabloon markeren“. Alleen dan vindt Kai het bestand als sjabloon.

Voorbeelden van plaatshouders in de sjabloontekst:

• Notule ${titel}

• Datum: ${datum}

• Deelnemers: ${deelnemers}

Als Kai bij het maken gegevens mist voor plaatshouders, vraagt Kai daar specifiek naar. Op verzoek voegt Kai in plaats daarvan zichtbare markeringen toe zoals [open: deelnemers] in het document, in plaats van te wachten op de ontbrekende gegevens.

Zo geef je Kai opdracht

Enkele voorbeelden van hoe je Kai in eigen woorden opdracht kunt geven:

• „Maak een notule voor de teamvergadering van vandaag op basis van mijn notule-sjabloon en sla deze op in de map Verkoop.“

• „Voeg in de notule van gisteren onder ‘Open punten’ de opmerking over de inventaris toe.“

• „Geef me het document als PDF.“

In plaats van de naam van de sjabloon kun je Kai ook een link naar een bestand in het bestandbeheer geven — Kai lost de link automatisch op.

Handig om te weten

• Wijzigingen aan bestaande documenten slaat Kai altijd op als nieuwe versie — de vorige versie is via de versiegeschiedenis te herstellen.

• Is een document op dit moment geopend in de Office-editor, dan wacht Kai met wijzigingen en laat dat weten.

• Kai kan alleen toegang krijgen tot bestanden die jij zelf mag zien, en alleen opslaan waar jij schrijfrechten hebt.