Kai: Dokumente aus Vorlagen erstellen
Aktualisiert am Lesezeit: 2 Min.
Auf dieser Seite
Kai erstellt für dich Word-Dokumente aus euren Vorlagen, ergänzt bestehende Dokumente gezielt und stellt Dokumente bei Bedarf als PDF bereit. Ganz neue Dokumente ohne Vorlage legt Kai ebenfalls an, mehr dazu unter Wie erstellt und bearbeitet Kai Office-Dokumente?.
Was Kai kann#
Dokumente aus Vorlagen erstellen
Kai füllt eine Word-Vorlage (.docx) mit den Angaben, die du nennst, und legt das fertige Dokument in Meine Ablage im Bereich Dateien ab. Auf Wunsch landet es direkt im Ordner einer Gruppe.
Bestehende Dokumente ergänzen oder ändern
Kai ersetzt gezielt Textstellen, hängt Absätze an, auch unter einer bestimmten Überschrift, oder ergänzt Tabellenzeilen. Der vorherige Stand bleibt als Version erhalten.
Als PDF bereitstellen
Kai wandelt ein Dokument in eine PDF-Datei um und gibt dir einen Download-Link, der 24 Stunden gilt.
Vorlagen vorbereiten#
Platzhalter in den Text schreiben
Schreib Platzhalter im Format
${name}an jede Stelle der Word-Vorlage, die Kai später ausfüllen soll. Hat eine Vorlage keine Platzhalter, füllt Kai Beschriftungszeilen wie „Teilnehmer:“ aus.Als Vorlage markieren
Leg die Word-Datei in der Dateiverwaltung ab und markier sie über das Kontextmenü als Vorlage. Dann findet Kai sie, wenn du sie beim Namen nennst. Ohne Markierung geht es auch: Füg den Link zur Datei in den Chat mit Kai ein.
Tipp
Beispiel:
Steht in der Vorlage „Sehr geehrte/r ${anrede} ${nachname}“, macht Kai daraus zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Mustermann“.
So beauftragst du Kai#
Ein paar Beispiele, wie du Kai in eigenen Worten beauftragen kannst:
„Erstell aus der Angebotsvorlage ein Dokument für die Firma Muster GmbH über 5 Wartungstermine.“
„Nimm die Protokoll-Vorlage und leg das fertige Dokument in der Gruppe Instandhaltung ab.“
Fehlt eine Angabe für einen Platzhalter, fragt Kai gezielt nach.
Bestehende Dokumente ändern#
Kai bearbeitet auch vorhandene Word-Dokumente: einzelne Textstellen ersetzen, Absätze anhängen oder Tabellenzeilen ergänzen. Der vorherige Stand geht dabei nicht verloren.
Info
Nach jeder Änderung durch Kai bleibt die vorherige Fassung als Version erhalten. Du kannst sie bei Bedarf wiederherstellen.
Als PDF bereitstellen#
Auf Wunsch wandelt Kai ein fertiges Dokument in eine PDF-Datei um, zum Beispiel ein Word-Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation. Du bekommst einen Download-Link, der 24 Stunden gilt. Das ist praktisch, um ein Dokument schnell weiterzugeben, ohne die Word-Datei herauszugeben. Die PDF-Datei selbst legt Kai nicht in der Dateiverwaltung ab.
Warnung
Als Vorlage und zum gezielten Ändern eignen sich nur Word-Dateien im Format .docx. Prüfe Dokumente, die Kai erstellt hat, bevor du sie weitergibst. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei dir.