Kai-Guthaben

Kai, Workflows und die Dokumentverarbeitung (Texterkennung) rechnen in Kai Credits ab: 1 Kai Credit = 0,02 €. Die Credits deiner Plattform liegen im Firmenguthaben.

Du findest es unter Administration → System → Abos & Verträge im Reiter Guthaben. Dort siehst du den Stand, lädst auf und siehst, wann Credits verfallen. Was verbraucht wurde, steht in den Reitern Verbrauch und Buchungen.

In welcher Reihenfolge Credits genutzt werden#

1. Persönliches Kai-Kontingent: Jede Person hat das Kontingent ihres Kai-Tarifs (Free, Go, Plus, Pro oder Max). Es gilt je Kalenderwoche.

2. Firmenguthaben: Ist das persönliche Kontingent aufgebraucht, geht es mit gekauften Credits und dem Startguthaben weiter, sofern die Person das Firmenguthaben nutzen darf.

Startguthaben#

Beim Einrichten des Firmenguthabens bekommt eure Plattform einmalig ein Startguthaben. Es verfällt wie gekaufte Credits 12 Monate nach der Gutschrift.

Wer das Firmenguthaben nutzen darf#

Unter Firmenguthaben legst du fest, wer gekaufte Credits und das Startguthaben nutzt:

• Alle

  Alle Kai-Nutzenden dürfen das Firmenguthaben nutzen.

• Ausgewählte

  Mitarbeitende, deren Rolle die Berechtigung „Firmen-Credits-Pool nutzen“ hat. System-Administratoren haben sie standardmäßig.

• Niemand

  Das Firmenguthaben nutzt dann niemand.

Einzelne Personen gibst du im Reiter Zuweisung frei oder schließt sie aus.

Wenn dein persönliches Kontingent verbraucht ist#

Ist dein persönliches Kontingent zu 100 % verbraucht und darfst du das Firmenguthaben nutzen (über deine Rolle, eine Freigabe im Reiter Zuweisung oder weil das Firmenguthaben für alle freigegeben ist), arbeitet Kai ohne Unterbrechung weiter. Die Anzeige zeigt das so an:

Wo du den Hinweis findest:

• Kai-Einstellungen, Bereich „KI-Budget“

  Unter dem blauen Balken steht: „Dein persönliches Budget ist verbraucht. Kai läuft über das Firmenguthaben deiner Organisation weiter.“ Fährst du mit der Maus über die Anzeige, nennt der Tooltip außerdem, wann dein neues Budget beginnt.

• Administration → System → Abos & Verträge, Reiter „Zuweisung“

  In der Tabelle Mitarbeitende und Tarife steht in der Spalte Budget bei den betroffenen Personen: „Persönliches Budget verbraucht – läuft über Firmenguthaben“. So siehst du auf einen Blick, wer gerade Credits aus dem Firmenguthaben verbraucht.

Was sich ab 1. November 2026 ändert#

• Kontingent je Monat

  Das persönliche Kai-Kontingent gilt je Kalendermonat statt je Kalenderwoche.

• Inklusiv-Credits des Monats

  Eure Plattform bekommt jeden Monat 10 Kai Credits je gebuchter Lizenz. Sie gelten gemeinsam für Dokumentverarbeitung (1 Seite = 1 Credit), Kai und Workflows und verfallen am Monatsende.

• Neue Reihenfolge

  Erst das persönliche Kontingent, dann die Inklusiv-Credits, dann gekaufte Credits und Startguthaben.

• Wer die Inklusiv-Credits nutzt

  Jede Person, die im Reiter Zuweisung nicht einzeln ausgeschlossen ist, auch wenn das übrige Firmenguthaben für sie nicht freigegeben ist.

• Übersetzungen

  Auch Übersetzungen verbrauchen dann Credits.

Drei Wege zum Aufladen#

Einmal aufladen#

1. Gib unter Guthaben aufladen den Betrag in Euro ein.

2. Trag bei Bedarf unter Bestellnummer/Referenz zum Beispiel eure Bestellnummer oder Kostenstelle ein. Die Angabe steht auf der Rechnung.

3. Klick auf Kostenpflichtig aufladen. Die Credits sind sofort da, der Betrag wird in Rechnung gestellt.

Automatisch aufladen#

Unter Automatisch aufladen legst du fest:

• Aufladen bei Guthaben unter

  Ab diesem Stand wird nachgeladen.

• Jeweils aufladen um

  So viel kommt pro Aufladung dazu.

• Höchstens pro Monat automatisch aufladen

  Die Obergrenze, damit die Kosten planbar bleiben.

Jede automatische Aufladung ist kostenpflichtig und wird einzeln abgerechnet. Du kannst die Einstellung jederzeit ändern oder abschalten.

Regelmäßig aufladen (Kontingent im Abo)#

Ein festes Kontingent Kai Credits pro Monat wird Teil deines Abos. Die Credits kommen jeden Monatsersten ins Firmenguthaben.

• Preis

  0,02 € je Credit, bei jeder Laufzeit gleich.

• Abrechnung

  Mit deinem Abo und im Voraus: Bei einem Jahresabo zahlst du 12 Monate auf einmal, bei einem Quartalsabo 3 Monate.

• Bindung

  Das Kontingent läuft wie dein Abo und ist bis zum Ende der laufenden Abo-Periode gebucht. Das bestätigst du beim Bestellen ausdrücklich.

• Erhöhen

  Gilt sofort. Für den Rest des Monats bekommst du die zusätzlichen Credits anteilig gutgeschrieben und zahlst anteilig.

• Reduzieren oder beenden

  Gilt zum Ende der Laufzeit, mit der Kündigungsfrist deines Abos (jährlich 3 Monate, quartalsweise 3 Wochen, monatlich 1 Woche). Ist die Frist schon abgelaufen, gilt die Änderung zum Ende der folgenden Laufzeit; das genaue Datum siehst du vor dem Bestätigen. Bis dahin bleibt das bisherige Kontingent, es wird nichts erstattet. Solange die Änderung noch nicht an die Abrechnung übergeben ist, kannst du die Vormerkung zurücknehmen.

So buchst du: Klick unter Regelmäßig aufladen auf Kontingent ändern, gib die Kai Credits pro Monat ein, prüf Preis, Abrechnung, Laufzeit und Verfall im Dialog, bestätige die Bindung und klick auf Kostenpflichtig bestellen (oder auf Änderung vormerken, wenn du reduzierst).

• Das Kontingent gibt es nur mit einem laufenden Abo. Bis dahin kannst du einmal oder automatisch aufladen.

• Lädst du bisher jeden Monat einen festen Betrag als Einzelauftrag auf, läuft das weiter. Erhöhen oder neu einrichten lässt sich eine monatliche Aufladung nur noch als Kontingent im Abo. Mit dem Buchen des Kontingents endet die alte Aufladung.

Verfall von Kai Credits#

• Älteste zuerst

  Verbraucht werden immer die ältesten Credits zuerst. Wer sein Guthaben regelmäßig nutzt, verliert also nichts.

• Hinweis vorab

  30 Tage vor dem Verfall bekommen alle mit dem Recht „Systemeinstellungen verwalten“ eine Benachrichtigung. Im Reiter Guthaben steht außerdem, wie viele Credits an welchem Tag verfallen.

• Im Verlauf sichtbar

  Verfallene Credits erscheinen in den Buchungen als „Verfallen“.

• Altes Guthaben

  Guthaben aus der Zeit vor dieser Regel verfällt nicht.