Wie nutze ich Vorlagen?
Aktualisiert am Lesezeit: 1 Min.
Vorlagen sind wiederverwendbare Dateien – zum Beispiel eine Briefvorlage, eine Reisekostenabrechnung oder ein Protokoll. Aus einer Vorlage erstellst du mit wenigen Klicks ein neues Dokument, ohne jedes Mal von vorn zu beginnen.
Info
Vorlagen sind an einem grünen Vorlage-Hinweis erkennbar und liegen meist in einem gemeinsamen Vorlagen-Ordner, den alle Berechtigten nutzen können.
Vorlagen finden#
Alle verfügbaren Vorlagen findest du gebündelt im Bereich Vorlagen.
Öffne den Bereich Dateien.
Wähle in der Seitenleiste Vorlagen.
Du siehst alle Vorlagen mit ihrem Speicherort (z. B. „liegt in: Gemeinsame Ablage / Vorlagen“).
Aus einer Vorlage ein Dokument erstellen#
Beim Bearbeiten einer Vorlage wird automatisch eine Kopie als neues Dokument angelegt – die Vorlage selbst bleibt unverändert.
Öffne die gewünschte Vorlage mit einem Klick.
Klick auf Bearbeiten.
Es wird ein neues Dokument aus der Vorlage erstellt und im Editor geöffnet (der Dateiname enthält Datum und Uhrzeit).
Füll das Dokument aus bzw. pass es an. Deine Änderungen werden als neue Datei gespeichert.
Info
Das neue Dokument ist eine eigenständige Datei. Die ursprüngliche Vorlage ändert sich dadurch nicht.
Vorlagen bereitstellen#
Häufig genutzte Dateien lassen sich als Vorlage markieren – sie erscheinen dann im Vorlagen-Bereich und tragen den Vorlage-Hinweis. In der Regel werden Vorlagen zentral im gemeinsamen Vorlagen-Ordner gepflegt. Benötigst du eine neue Vorlage, wende dich an die Kolleginnen und Kollegen, die die Vorlagen verwalten.
Screenshot: Der Bereich „Vorlagen“ mit den verfügbaren Vorlagen und dem „Vorlage“-Hinweis.