Zeiterfassung

Die Zeiterfassung in Kibi Connect ermöglicht die digitale Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten. Das Modul ist vollständig konform mit dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und der EU-Arbeitszeitrichtlinie. Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben werden automatisch erkannt und gemeldet.

Stempeluhr (Ein- und Ausstempeln)#

In der Navigationsleiste befindet sich ein kleiner runder Button. Dieser dient als digitale Stempeluhr.

• Grauer Punkt: Du bist aktuell nicht eingestempelt. Tippe darauf, um dich einzustempeln.

• Grüner, pulsierender Punkt: Du bist eingestempelt. Tippe darauf, um Details zu sehen oder dich auszustempeln.

Nach dem Einstempeln zeigt ein Popup die Startzeit, einen laufenden Timer und die heutige Gesamtarbeitszeit. Über den roten Button kannst du dich jederzeit ausstempeln.

Tagesübersicht#

Die Karte "Heute" zeigt alle Arbeitseinträge des aktuellen Tages:

• Startzeit und Endzeit jedes Eintrags mit der jeweiligen Dauer

• Aktive Einträge (noch eingestempelt) werden mit einem grünen Badge markiert

• Die Gesamtarbeitszeit des Tages wird oben rechts angezeigt

• Pausenzeiten werden separat am Ende aufgeführt

Wochenansicht#

Die Wochenansicht zeigt eine Übersicht aller sieben Tage der aktuellen Kalenderwoche. Mit den Pfeiltasten kannst du zwischen Wochen navigieren.

Für jeden Tag siehst du:

• Den Zeitraum (z. B. 08:00 - 17:30)

• Die Pausendauer in Minuten

• Die Gesamtarbeitszeit

• Bei ArbZG-Verstößen erscheint ein gelber Warnpunkt neben der Arbeitszeit

Der heutige Tag ist farblich hervorgehoben. Wochenendtage werden ausgegraut dargestellt. Am Ende der Woche wird die Wochensumme angezeigt.

Zeitkonto (Soll/Ist/Saldo)#

Das Zeitkonto zeigt die monatliche Arbeitszeitbilanz:

• Soll: Die laut Arbeitszeitmodell erwarteten Arbeitsstunden im aktuellen Monat

• Ist: Die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden

• Saldo: Die Differenz zwischen Soll und Ist. Überstunden werden grün, Minusstunden rot dargestellt

• Jahressaldo: Der kumulierte Saldo seit Jahresbeginn

Abwesenheiten beantragen#

Über die Karte "Abwesenheit beantragen" kannst du Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheiten einreichen.

Antrag stellen#

1. Klick auf das "+"-Symbol, um das Formular zu öffnen

2. Wähle die Art der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit)

3. Gib das Startdatum ein. Das Enddatum wird automatisch auf das gleiche Datum gesetzt

4. Pass bei Bedarf das Enddatum an. Die Anzahl der Arbeitstage (ohne Wochenenden) wird automatisch berechnet

5. Füge optional eine Notiz hinzu

6. Klick auf "Antrag stellen"

Nach dem Absenden wird dein Antrag an die Personalabteilung weitergeleitet. Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald der Antrag genehmigt oder abgelehnt wird.

Meine Abwesenheiten#

Unter "Meine Abwesenheiten" siehst du alle deine bisherigen Anträge mit aktuellem Status:

Gesetzliche Anforderungen (ArbZG-Konformität)#

Kibi Connect prüft automatisch bei jeder Zeitbuchung, ob die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und der EU-Arbeitszeitrichtlinie eingehalten werden. Bei Verstößen werden Warnungen erzeugt und die betroffenen Mitarbeitenden sowie die Personalabteilung benachrichtigt.

Maximale tägliche Arbeitszeit#

Gemäß ArbZG §3 darf die werktägliche Arbeitszeit 10 Stunden nicht überschreiten. Kibi Connect prüft dies automatisch für jeden Arbeitstag und erzeugt eine Warnung, wenn das Limit überschritten wird.

Pausenregelungen#

Gemäß ArbZG §4 gelten folgende Mindestpausen:

Die Pausenzeit wird automatisch aus den Lücken zwischen aufeinanderfolgenden Buchungen berechnet. Werden die Mindestwerte unterschritten, erscheint eine Warnung.

Ruhezeit zwischen Arbeitstagen#

Gemäß ArbZG §5 müssen zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. Kibi Connect prüft dies tagesübergreifend und warnt bei Unterschreitung.

Wöchentliche Höchstarbeitszeit#

Gemäß ArbZG §3 und der EU-Arbeitszeitrichtlinie darf die wöchentliche Arbeitszeit 48 Stunden nicht überschreiten (Montag bis Sonntag). Bei Überschreitung wird eine Warnung erzeugt.

Wöchentliche Mindestruhezeit#

Die EU-Arbeitszeitrichtlinie schreibt eine zusammenhängende Ruhezeit von mindestens 35 Stunden pro Woche vor. Kibi Connect berechnet den längsten ununterbrochenen Ruheblock innerhalb jeder Kalenderwoche und warnt, wenn dieser Wert unterschritten wird.

Übersicht aller Prüfungen#

Für Personalverantwortliche (HR-Manager)#

HR-Manager und Systemadministratoren sehen auf der Zeiterfassungsseite zwei zusätzliche Bereiche: die Teamübersicht und die Abwesenheitsverwaltung.

Teamübersicht#

Die Teamübersicht zeigt alle Mitarbeitenden mit folgenden Informationen:

• Status heute: Aktiv (eingestempelt), Abwesend oder nicht aktiv

• Ist-Stunden: Geleistete Arbeitsstunden im ausgewählten Monat

• Soll-Stunden: Erwartete Stunden laut Arbeitszeitmodell

• Saldo: Über- oder Unterstunden (farblich markiert)

• Warnungen: Anzahl offener ArbZG-Verstöße

• Abwesenheitstage: Genehmigte Abwesenheitstage im Monat

Detailansicht pro Mitarbeitendem#

Durch Klick auf einen Mitarbeitenden öffnet sich eine Detailansicht mit:

• Zeiteinträge gruppiert nach Kalenderwoche (Tag, Datum, Kommen, Gehen, Dauer)

• Bearbeitbare Einträge (Stiftsymbol) für Korrekturen durch HR

• Gesperrte Einträge (Schlosssymbol) können nicht mehr geändert werden

• Von HR korrigierte Einträge werden mit einem blauen Badge markiert

• ArbZG-Warnungen mit Datum, Typ und Quittierungs-Button

Monat sperren#

Über den Button "Monat sperren" können alle Zeiteinträge eines Monats endgültig gesperrt werden. Gesperrte Einträge und Zeitkonten können danach nicht mehr verändert werden.

Abwesenheitsanträge verwalten#

Im Bereich "Abwesenheitsanträge" können HR-Manager:

• Alle eingegangenen Anträge nach Status filtern (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, Alle)

• Details zu jedem Antrag einsehen (Mitarbeitende(r), Art, Zeitraum, Arbeitstage, Notiz)

• Anträge mit optionaler Begründung genehmigen oder ablehnen

Bei Genehmigung oder Ablehnung erhalten die antragstellenden Mitarbeitenden automatisch eine Benachrichtigung.

Arbeitszeitmodelle (Administration)#

Administratoren können unter Verwaltung verschiedene Arbeitszeitmodelle konfigurieren und Mitarbeitenden zuweisen.

Einstellbare Parameter#

Pausenregeln#

Für jedes Arbeitszeitmodell können individuelle Pausenregeln hinterlegt werden. Beispiel: "Nach 360 Minuten Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause erforderlich."

Zuweisung an Mitarbeitende#

Arbeitszeitmodelle werden Mitarbeitenden mit optionalem Gültigkeitszeitraum zugewiesen. So können Änderungen (z. B. Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit) lückenlos dokumentiert werden.

Abwesenheitsarten konfigurieren#

Administratoren können die verfügbaren Abwesenheitsarten anpassen:

• Name: Anzeigename (z. B. Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub)

• Farbe: Farbliche Kennzeichnung in der Übersicht

• Bezahlt: Ob die Abwesenheit als bezahlte Freistellung gilt

• Genehmigungspflichtig: Ob ein HR-Manager den Antrag bestätigen muss

• Urlaubsabzug: Ob die Tage vom Urlaubskontingent abgezogen werden

Benachrichtigungen#

Die Zeiterfassung löst in folgenden Fällen automatische Benachrichtigungen aus:

Benachrichtigungen erscheinen als In-Plattform-Benachrichtigung. Je nach Konfiguration können sie auch als Push-Benachrichtigung oder E-Mail zugestellt werden.