Rollen & Rechten

3min

Rollen en rechten in Kibi Connect

In Kibi Connect zijn er verschillende gebruikersrollen, elk met specifieke bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Bovendien is het mogelijk dat medewerkers meerdere rollen tegelijkertijd hebben. Hier vindt u een gedetailleerde uitleg over elke rol en de bijbehorende rechten.

Collega

De basisfunctie die elke gebruiker nodig heeft, tenzij deze extern is.

Bevoegdheden:
- Globale items (bijv. nieuws, wiki, kalender) bekijken, commentariëren en liken.
- Chatten met andere gebruikers.
- Collega-profielen zoeken en bekijken.
- Toegang en interactie met inhoud in groepen waar ze lid van zijn, volgens de respectievelijke groepsrol.
- Nieuwe groepen aanmaken (alleen openbaar zichtbare groepen, geen afdelingsgroepen).

HR-manager

Verantwoordelijk voor personeelsbeheer met uitgebreide rechten.

Bevoegdheden:
- Gebruikersaccounts aanmaken, bewerken, verwijderen en beheren.
- Gebruikersrechten toekennen en intrekken (behalve admin-rechten).
- Personeelsdossiers van gebruikers inzien en beheren (BÈTA).
- Gesloten groepen aanmaken (bijv. afdelingen).
- Kan leden in afdelingsgroepen beheren (maar geen inhoud zien).

Wiki-maker

Gericht op kennisbeheer.

Bevoegdheden:
- Globale wiki-items aanmaken.
- Eigen wiki-items bewerken en verwijderen.
- Bestanden in de submap "Wiki" beheren (alleen voor eigen inhoud).

Nieuws-maker

Gericht op communicatie binnen het systeem.

Bevoegdheden:
- Globale nieuws- en kalenderitems aanmaken.
- Eigen nieuws- en kalenderitems bewerken en verwijderen.
- Bestanden in de submap "Nieuws" beheren (alleen voor eigen inhoud).

Content-manager

Verantwoordelijk voor uitgebreid inhoudsbeheer.

Bevoegdheden:
- Alle items (nieuws, enquêtes, wiki, kalender) en bestanden aanmaken, bewerken, verwijderen en beheren.
- Kan uitgebreide bevoegdheden instellen (wiki, nieuws, enquêtes).

Beperkingen:
- Geen beheer van groepen waar ze geen lid van zijn.
- Geen toegang tot de map Personeelsdossiers van gebruikers.

Systeem-admin

Het hoogste systeemtoegangsniveau met uitgebreide rechten.

Bevoegdheden:
- Toegang tot de systeemconfiguratie.
- Gebruikersbeheer, inclusief het toekennen van admin-rechten.
- Gesloten groepen aanmaken (bijv. afdelingen).
- Volledige systeembeheercapaciteiten.
Beperkingen:
- Geen toegang tot de map Personeelsdossiers van gebruikers.

Externe gebruiker

Een sterk beperkte rol voor externe personen, zoals leveranciers, klanten of externe dienstverleners.

Bevoegdheden:
- Geen standaardtoegang zoals "Collega's".
- Alleen toegang tot specifiek vrijgegeven inhoud.
- Beperkte menuzichtbaarheid op basis van bevoegdheden.
- Kan eigen inhoud binnen de toegestane gebieden aanmaken en beheren.

Groepen en rechten

Groepen aanmaken

Groepen aanmaken: Elke gebruiker kan een groep aanmaken.
- De maker van de groep wordt automatisch groeps-admin.
- Alleen systeem-admins en HR-managers kunnen verborgen groepen en afdelingen aanmaken.

Rechten binnen groepen

Gebruikers kunnen binnen een groep de volgende rollen hebben:

Groeps-admin: Kan alles in de groep aanmaken, bewerken, verwijderen.
Groepslid: Kan alle inhoud in de groep lezen, liken en commentariëren (standaardrol voor alle gebruikers).
Groeps-maker: Kan eigen inhoud in de groep aanmaken, bewerken en verwijderen. Bovendien kan hij PDF-bestanden die anderen in de groep hebben gemaakt, invullen, bewerken en opslaan met de Kibi PDF-tool.

Belangrijke opmerkingen over groepsrollen:

In groepen gelden uitsluitend de groepsrollen. Globale rollen (bijv. admin of content-manager) hebben geen invloed op groepen waar een gebruiker geen lid van is.
Een systeem-admin kan groepen niet inzien waar hij geen lid van is. Dit is vooral handig voor gevoelige gebieden zoals personeelszaken.

Overzichtstabel van rollen

Rol	Globale bevoegdheden	Groepgerelateerde bevoegdheden
Collega	Inhoud bekijken, commentariëren, liken; chatten; collegaprofielen bekijken; groepen aanmaken (openbaar zichtbaar).	Toegang en interactie alleen in groepen waar ze lid van zijn.
HR-manager	Gebruikersaccounts en -rechten beheren (behalve admin-rechten); personeelsdossiers beheren; gesloten groepen aanmaken.	Toegang tot gevoelige groepen die ze zelf aanmaken.
Kennis-maker	Globale wiki-items en bestanden (eigen) beheren.	Geen specifieke groepsbevoegdheden.
Nieuws-maker	Globale nieuws- en kalenderitems aanmaken; eigen inhoud beheren.	Geen specifieke groepsbevoegdheden.
Content-manager	Volledig inhoudsbeheer (behalve persoonlijke mappen en groepen zonder lidmaatschap).	Geen specifieke groepsbevoegdheden.
Systeem-admin	Volledige toegang tot systeemconfiguratie; gebruikers- en admin-rechten beheren.	Kan groepen niet zien of beheren waar ze geen lid van zijn.
Externe gebruiker	Toegang alleen tot expliciet vrijgegeven inhoud; beperkte menuzichtbaarheid; eigen inhoud binnen toegestane gebieden aanmaken en beheren.	Kan inhoud in vrijgegeven groepen lezen en beheren, indien de juiste rechten zijn verleend.

Praktijkvoorbeelden

Personeelsgroep: Een gesloten groep wordt aangemaakt door een HR-manager om personeelszaken te beheren. Alleen groepsleden hebben toegang tot de inhoud, en globale rollen (bijv. admin) kunnen deze groep niet inzien als ze geen lid zijn.
Projectgroep: Een collega maakt een openbare projectgroep aan. Hier kunnen alle collega's inhoud bekijken, commentariëren en liken, terwijl groeps-makers eigen inhoud kunnen toevoegen.
Externe samenwerking: Een externe gebruiker wordt uitgenodigd voor een groep om inhoud met een externe partner te delen. Deze gebruiker kan alleen toegang krijgen tot inhoud die binnen de groep is vrijgegeven.

Bestandsbeheerder:

Bestanden en mappen die niet in systeemmappen zoals Nieuws, Wiki, groepen, enz. liggen.

Rol "Content-maker":
Kan deze bestanden aanmaken, lezen, bewerken en verwijderen (CRUD).

Rol "Gebruiker":
Kan deze bestanden/mappen lezen.