Tijdregistratie

De tijdregistratie in Kibi Connect maakt digitale registratie van werktijden, pauzes en afwezigheden mogelijk. De module is volledig conform de Arbeidstijdenwet (ArbZG) en de EU-arbeidstijdenrichtlijn. Overtredingen van wettelijke voorschriften worden automatisch gedetecteerd en gemeld.

Stempelklok (In- en uitklokken)#

In de navigatiebalk bevindt zich een kleine ronde knop. Deze fungeert als digitale stempelklok.

• Grijze stip: Je bent momenteel niet ingekokt. Tik erop om in te klokken.

• Groene, pulserende stip: Je bent ingekokt. Tik erop om details te bekijken of uit te klokken.

Na het inkokken toont een pop-up de starttijd, een lopende timer en de totale werktijd van vandaag. Met de rode knop kun je op elk moment uitklokken.

Dagoverzicht#

De kaart "Vandaag" toont alle werkentries van de huidige dag:

• Starttijd en eindtijd van elke entry met de bijbehorende duur

• Actieve entries (nog ingekokt) worden gemarkeerd met een groen badge

• De totale werktijd van de dag wordt rechtsboven weergegeven

• Pauzetijden worden apart aan het einde vermeld

Weekoverzicht#

Het weekoverzicht toont een overzicht van alle zeven dagen van de huidige kalenderweek. Met de pijltjestoetsen kun je navigeren tussen weken.

Voor elke dag zie je:

• De tijdsperiode (bijv. 08:00 - 17:30)

• De pauzeduur in minuten

• De totale werktijd

• Bij ArbZG-overtredingen verschijnt een gele waarschuwingsstip naast de werktijd

De dag van vandaag is kleurrijk gemarkeerd. Weekenddagen worden grijs weergegeven. Aan het einde van de week wordt de wekensom getoond.

Tijdrekening (Soll/Ist/Saldo)#

De tijdrekening toont de maandelijkse arbeidstijdenbalans:

• Soll: De verwachte arbeidsuren in de huidige maand volgens het arbeidstijdenmodel

• Ist: De daadwerkelijk gewerkte uren

• Saldo: Het verschil tussen Soll en Ist. Overuren worden groen weergegeven, tekorturen rood

• Jaarsaldo: Het geaccumuleerde saldo sinds het begin van het jaar

Afwezigheden aanvragen#

Via de kaart "Afwezigheid aanvragen" kun je vakantie, ziekte of andere afwezigheden indienen.

Aanvraag indienen#

1. Klik op het "+"-symbool om het formulier te openen

2. Kies het type afwezigheid (bijv. vakantie, ziekte)

3. Voer de startdatum in. De einddatum wordt automatisch ingesteld op dezelfde datum

4. Pas indien nodig de einddatum aan. Het aantal werkdagen (exclusief weekend) wordt automatisch berekend

5. Voeg optioneel een notitie toe

6. Klik op "Aanvraag indienen"

Na het verzenden wordt je aanvraag doorgestuurd naar de afdeling Personeelszaken. Je ontvangt een melding zodra de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen.

Mijn afwezigheden#

Onder "Mijn afwezigheden" zie je al je eerdere aanvragen met de huidige status:

Wettelijke vereisten (ArbZG-conformiteit)#

Kibi Connect controleert automatisch bij elke tijdsboeking of de wettelijke vereisten van de Arbeidstijdenwet (ArbZG) en de EU-arbeidstijdenrichtlijn worden nageleefd. Bij overtredingen worden waarschuwingen gegenereerd en de betrokken medewerkers en de afdeling Personeelszaken op de hoogte gesteld.

Maximale dagelijkse arbeidstijd#

Volgens ArbZG §3 mag de dagelijkse arbeidstijd op werkdagen de 10 uur niet overschrijden. Kibi Connect controleert dit automatisch voor elke werkdag en genereert een waarschuwing als de limiet wordt overschreden.

Pauzeregelingen#

Volgens ArbZG §4 gelden de volgende minimale pauzes:

De pauzetijd wordt automatisch berekend uit de gaten tussen opeenvolgende boekingen. Als de minimale waarden niet worden gehaald, verschijnt een waarschuwing.

Rusttijd tussen werkdagen#

Volgens ArbZG §5 moet er tussen het einde van een werkdag en het begin van de volgende werkdag minimaal 11 uur ononderbroken rusttijd liggen. Kibi Connect controleert dit over de dagen heen en waarschuwt bij onderschrijding.

Wekelijkse maximale arbeidstijd#

Volgens ArbZG §3 en de EU-arbeidstijdenrichtlijn mag de wekelijkse arbeidstijd 48 uur niet overschrijden (maandag tot zondag). Bij overschrijding wordt een waarschuwing gegenereerd.

Wekelijkse minimale rusttijd#

De EU-arbeidstijdenrichtlijn schrijft een aaneengesloten rusttijd van minimaal 35 uur per week voor. Kibi Connect berekent het langste ononderbroken rustblok binnen elke kalenderweek en waarschuwt als deze waarde wordt onderschreden.

Overzicht van alle controles#

Voor HR-verantwoordelijken (HR-managers)#

HR-managers en systeembeheerders zien op de tijdregistratiepagina twee extra secties: het teamoverzicht en het afwezigheidsbeheer.

Teamoverzicht#

Het teamoverzicht toont alle medewerkers met de volgende informatie:

• Status vandaag: Actief (ingekokt), Afwezig of niet actief

• Ist-uren: Gewerkte uren in de geselecteerde maand

• Soll-uren: Verwachte uren volgens het arbeidstijdenmodel

• Saldo: Over- of tekorturen (kleurrijk gemarkeerd)

• Waarschuwingen: Aantal open ArbZG-overtredingen

• Afwezigheidsdagen: Goedgekeurde afwezigheidsdagen in de maand

Detailweergave per medewerker#

Door te klikken op een medewerker opent zich een detailweergave met:

• Tijdentries gegroepeerd per kalenderweek (dag, datum, komen, gaan, duur)

• Bewerkbare entries (potloodsymbool) voor correcties door HR

• Vergrendelde entries (slotsymbool) kunnen niet meer worden gewijzigd

• Door HR gecorrigeerde entries worden gemarkeerd met een blauw badge

• ArbZG-waarschuwingen met datum, type en bevestigingsknop

Maand vergrendelen#

Via de knop "Maand vergrendelen" kunnen alle tijdentries van een maand definitief worden vergrendeld. Vergrendelde entries en tijdrekeningen kunnen daarna niet meer worden gewijzigd.

Afwezigheidsaanvragen beheren#

In de sectie "Afwezigheidsaanvragen" kunnen HR-managers:

• Alle ingediende aanvragen filteren op status (In afwachting, Goedgekeurd, Afgewezen, Alle)

• Details van elke aanvraag bekijken (medewerker, type, periode, werkdagen, notitie)

• Aanvragen met optionele reden goedkeuren of afwijzen

Bij goedkeuring of afwijzing ontvangen de aanvragende medewerkers automatisch een melding.

Arbeidstijdenmodellen (Administratie)#

Beheerders kunnen onder Beheer verschillende arbeidstijdenmodellen configureren en toewijzen aan medewerkers.

Instelbare parameters#

Pauzeregels#

Voor elk arbeidstijdenmodel kunnen individuele pauzeregels worden ingesteld. Voorbeeld: "Na 360 minuten werk zijn minimaal 30 minuten pauze vereist."

Toewijzing aan medewerkers#

Arbeidstijdenmodellen worden aan medewerkers toegewezen met een optionele geldigheidsperiode. Zo kunnen wijzigingen (bijv. overgang van voltijds naar deeltijds) naadloos worden gedocumenteerd.

Afwezigheidstypes configureren#

Beheerders kunnen de beschikbare afwezigheidstypes aanpassen:

• Naam: Weergavenaam (bijv. Vakantie, Ziekte, Bijzonder verlof)

• Kleur: Kleurmarkering in het overzicht

• Betaald: Of de afwezigheid als betaald verlof geldt

• Goedkeuringsplichtig: Of een HR-manager de aanvraag moet bevestigen

• Vakantieaftrek: Of de dagen van het vakantiesaldo worden afgetrokken

Meldingen#

De tijdregistratie activeert in de volgende gevallen automatisch meldingen:

Meldingen verschijnen als platformmelding. Afhankelijk van de configuratie kunnen ze ook als pushmelding of e-mail worden bezorgd.