Kai-saldo

Kai, workflows en documentverwerking (teksterkenning) worden afgerekend in Kai Credits: 1 Kai Credit = 0,02 €. De credits van je platform staan op het bedrijfssaldo.

Je vindt het onder Beheer → Systeem → Abonnementen & contracten in het tabblad Saldo. Daar zie je de stand, laad je op en zie je wanneer credits vervallen. Wat er verbruikt is, staat in de tabbladen Verbruik en Boekingen.

In welke volgorde credits worden gebruikt#

1. Persoonlijke Kai-toewijzing: Iedere persoon heeft de toewijzing van zijn/haar Kai-tarief (Free, Go, Plus, Pro of Max). Deze geldt per kalenderweek.

2. Bedrijfssaldo: Is de persoonlijke toewijzing opgebruikt, dan gaat het verder met gekochte credits en het startsaldo, mits de persoon het bedrijfssaldo mag gebruiken.

Startsaldo#

Bij het instellen van het bedrijfssaldo krijgt jullie platform eenmalig een startsaldo. Dit vervalt, net als gekochte credits, 12 maanden na de goedschrijving.

Wie het bedrijfssaldo mag gebruiken#

Onder Bedrijfssaldo stel je in wie gekochte credits en het startsaldo gebruikt:

• Iedereen

  Alle Kai-gebruikers mogen het bedrijfssaldo gebruiken.

• Geselecteerden

  Medewerkers wier rol de rechten "Bedrijfscredits-pool gebruiken" heeft. Systeembeheerders hebben deze standaard.

• Niemand

  Dan gebruikt niemand het bedrijfssaldo.

Individuele personen geef je vrij of sluit je uit in het tabblad Toewijzing.

Als je persoonlijke toewijzing opgebruikt is#

Is je persoonlijke toewijzing voor 100 % opgebruikt en mag je het bedrijfssaldo gebruiken (via je rol, een vrijgave in het tabblad Toewijzing of omdat het bedrijfssaldo voor iedereen vrijgegeven is), dan blijft Kai zonder onderbreking werken. De weergave toont dit als volgt:

Waar je de melding vindt:

• Kai-instellingen, sectie „AI-budget“

  Onder de blauwe balk staat: „Je persoonlijke budget is opgebruikt. Kai loopt verder via het bedrijfssaldo van je organisatie.“ Als je met de muis over de weergave gaat, toont de tooltip ook wanneer je nieuwe budget begint.

• Beheer → Systeem → Abonnementen & contracten, tabblad „Toewijzing“

  In de tabel Medewerkers en tarieven staat in de kolom Budget bij de betrokken personen: „Persoonlijk budget opgebruikt – loopt via bedrijfssaldo“. Zo zie je in één oogopslag wie op dit moment credits uit het bedrijfssaldo verbruikt.

Wat verandert er vanaf 1 november 2026#

• Toewijzing per maand

  De persoonlijke Kai-toewijzing geldt per kalendermaand in plaats van per kalenderweek.

• Inclusieve credits van de maand

  Jullie platform krijgt elke maand 10 Kai Credits per geboekte licentie. Deze gelden gezamenlijk voor documentverwerking (1 pagina = 1 credit), Kai en workflows en vervallen aan het einde van de maand.

• Nieuwe volgorde

  Eerst de persoonlijke toewijzing, dan de inclusieve credits, dan gekochte credits en startsaldo.

• Wie de inclusieve credits gebruikt

  Iedere persoon die in het tabblad Toewijzing niet individueel is uitgesloten, ook als het overige bedrijfssaldo niet voor hen vrijgegeven is.

• Vertalingen

  Ook vertalingen verbruiken dan credits.

Drie manieren om op te laden#

Eenmalig opladen#

1. Voer onder Saldo opladen het bedrag in euro in.

2. Voer indien nodig onder Bestelnummer/Referentie bijvoorbeeld jullie bestelnummer of kostenplaats in. Deze opgave staat op de factuur.

3. Klik op Betaald opladen. De credits zijn direct beschikbaar, het bedrag wordt in rekening gebracht.

Automatisch opladen#

Onder Automatisch opladen stel je in:

• Opladen bij saldo onder

  Vanaf dit niveau wordt bijgeladen.

• Telkens opladen met

  Zoveel komt er per oplading bij.

• Maximaal per maand automatisch opladen

  De bovengrens, zodat de kosten plannbaar blijven.

Elke automatische oplading is betaald en wordt afzonderlijk afgerekend. Je kunt de instelling op elk moment wijzigen of uitschakelen.

Regelmatig opladen (contingent in het abonnement)#

Een vast contingent Kai Credits per maand wordt onderdeel van je abonnement. De credits komen elke eerste van de maand op het bedrijfssaldo.

• Prijs

  0,02 € per credit, bij elke looptijd gelijk.

• Afrekening

  Met je abonnement en vooraf: bij een jaarabonnement betaal je 12 maanden in één keer, bij een kwartaalabonnement 3 maanden.

• Verplichting

  Het contingent loopt zoals je abonnement en is geboekt tot het einde van de lopende abonnementperiode. Dit bevestig je bij het bestellen uitdrukkelijk.

• Verhogen

  Geldt direct. Voor de rest van de maand krijg je de extra credits naar rato goedgeschreven en betaal je naar rato.

• Verlagen of beëindigen

  Geldt aan het einde van de looptijd, met de opzegtermijn van je abonnement (jaarlijks 3 maanden, per kwartaal 3 weken, maandelijks 1 week). Is de termijn al verstreken, dan geldt de wijziging aan het einde van de volgende looptijd; de exacte datum zie je voor het bevestigen. Tot die tijd blijft het huidige contingent, er wordt niets terugbetaald. Zolang de wijziging nog niet aan de afrekening is doorgegeven, kun je de voorreservering intrekken.

Zo boek je: Klik onder Regelmatig opladen op Contingent wijzigen, voer de Kai Credits per maand in, controleer prijs, afrekening, looptijd en verval in de dialoog, bevestig de verplichting en klik op Betaald bestellen (of op Wijziging voorreserveren als je verlaagt).

• Het contingent is alleen beschikbaar met een lopend abonnement. Tot die tijd kun je eenmalig of automatisch opladen.

• Laad je tot nu toe elke maand een vast bedrag als losse opdracht op, dan loopt dat door. Verhogen of nieuw instellen van een maandelijkse oplading kan alleen nog als contingent in het abonnement. Met het boeken van het contingent eindigt de oude oplading.

Verval van Kai Credits#

• Oudste eerst

  Er worden altijd eerst de oudste credits verbruikt. Wie zijn/haar saldo regelmatig gebruikt, verliest dus niets.

• Vooraf melding

  30 dagen voor het verval krijgen alle gebruikers met het recht „Systeeminstellingen beheren“ een melding. In het tabblad Saldo staat bovendien hoeveel credits op welke dag vervallen.

• Zichtbaar in het verloop

  Verlopen credits verschijnen in de boekingen als „Verlopen“.

• Oud saldo

  Saldo uit de tijd voor deze regel vervalt niet.