Kalendersynchronisatie

Met de kalendersynchronisatie koppelt u de Kibi-kalender aan uw bestaande Google Workspace of Microsoft 365. Afspraken, afwezigheden en ruimteboekingen worden automatisch gesynchroniseerd — in beide richtingen.

Wat de kalendersynchronisatie kan

• Persoonlijke afspraken koppelen: Afspraken uit uw Google- of Outlook-kalender verschijnen automatisch in Kibi en omgekeerd.

• Dubbele boekingen voorkomen: Omdat beide kalenders altijd up-to-date zijn, zien uw medewerkers direct wanneer iemand beschikbaar is.

• Ruimtes en voertuigen koppelen: Resourcekalenders van uw organisatie (vergaderruimtes, voertuigen) kunnen direct met Kibi worden verbonden. Boekingen uit Kibi verschijnen daar automatisch — en omgekeerd.

• Flexibele privacy-instellingen: Iedereen kiest zelf of externe kalenders de volledige afspraakinformatie of alleen de beschikbaarheid zien.

Voorwaarden

• U gebruikt Google Workspace of Microsoft 365.

• U heeft beheerdersrechten bij uw aanbieder voor de eenmalige instelling in Kibi.

• De kalendersynchronisatie moet als module in Kibi voor uw organisatie zijn geactiveerd.

Twee manieren om te verbinden

Er zijn twee modellen om medewerkers hun kalenders met Kibi te laten verbinden:

Per medewerker (standaard)

Iedereen koppelt zijn eigen kalender zelfstandig via zijn profiel. Dit duurt slechts een paar klikken en vereist geen IT-ondersteuning.

De koppeling tussen het Kibi-account en het Google- of Microsoft-account verloopt via het e-mailadres. De aanbieder authenticeert de persoon met het zakelijke e-mailadres — deze moet overeenkomen met het e-mailadres dat in Kibi is geregistreerd.

Centraal door de organisatie

Als beheerder activeert u eenmalig de toegang voor uw hele organisatie (Google: Domain-Wide Delegation; Microsoft: Application Permission). Alle medewerkers worden daarna automatisch gekoppeld aan de bijbehorende provider-accounts via hun e-mailadres — zonder dat individuen iets hoeven te doen. Iedereen kan zich te allen tijde afmelden via zijn profiel.

Vergelijking: Welke manier past wanneer?

Criterium	Per medewerker	Centraal (organisatiebreed)
Instellingsinspanning	Iedereen eenmalig zelf	Beheerder eenmalig — daarna automatisch voor iedereen
Controle	Iedereen beslist zelf	Organisatie beheert de toegang centraal
Geschikt voor	Kleine teams, vrijwillig gebruik	Grotere organisaties, uniforme implementatie
Afmelden mogelijk?	Ja, te allen tijde via profiel	Ja, te allen tijde via profiel

Instelling Google Workspace (beheerder)

Ga naar de Google Cloud Console en maak eenmalig een verbinding aan. Een stap-voor-stap handleiding voor de Google Cloud Console vindt u in de officiële Google-documentatie:

Google Cloud Console — OAuth 2.0 instellen

Samenvatting van de benodigde stappen:

1. Open de Google Cloud Console.

2. Maak een nieuw project aan of selecteer een bestaand project.

3. Activeer de Google Calendar API voor het project.

4. Maak OAuth 2.0-inloggegevens aan (type: webapplicatie) en voer het omleidingsadres in dat Kibi u toont onder Beheer → Modules → Kalendersynchronisatie → Configuratie.

5. Kopieer de client-ID en het client-geheim en voer beide in in Kibi.

6. Klik op Verbinding controleren — Kibi bevestigt of de verbinding succesvol is.

Optioneel: Organisatiebrede vrijgave (Google Workspace)

Als alle medewerkers automatisch verbonden moeten worden, activeert u de domeinbrede delegatie:

1. Maak in de Google Cloud Console een serviceaccount aan en download de toegangssleutel.

2. Activeer in de Google Workspace-beheerderinstellingen onder Beveiliging → API-beheer → Domeinbrede delegatie de machtiging voor het serviceaccount.

3. Upload de toegangssleutel in Kibi onder Beheer → Modules → Kalendersynchronisatie → Configuratie.

Instelling Microsoft 365 (beheerder)

Registreer Kibi als applicatie in uw Azure-portal:

1. Open het Microsoft Entra-portal en navigeer naar App-registraties.

2. Klik op Nieuwe registratie en geef een naam op (bijv. Kibi Kalender).

3. Voer het omleidingsadres in dat Kibi u toont onder Beheer → Modules → Kalendersynchronisatie → Configuratie.

4. Ken onder API-machtigingen de machtigingen Calendars.ReadWrite en User.Read (Gedelegeerd) toe.

5. Maak onder Certificaten & geheimen een nieuw client-geheim aan.

6. Kopieer de applicatie-ID, directory-ID (tenant-ID) en het client-geheim en voer alles in in Kibi.

7. Klik op Verbinding controleren.

Optioneel: Organisatiebrede vrijgave (Microsoft 365)

Om alle medewerkers automatisch te verbinden, moet u als beheerder toestemming geven voor de hele organisatie:

1. Ken aanvullend de machtiging Calendars.ReadWrite (Applicatie) toe en klik op Beheerdersinstemming verlenen.

2. Alternatief opent u de toestemmings-URL die Kibi u toont onder Beheer → Modules → Kalendersynchronisatie → Configuratie in een browser waarin u bent ingelogd als Microsoft-tenant-beheerder.

Kalender als medewerker verbinden

Zodra uw beheerder de instelling heeft voltooid, verbindt u uw persoonlijke kalender in een paar stappen:

1. Open Mijn profiel → Externe kalender → Verbonden kalenders beheren.

2. Klik op Verbinden en selecteer uw aanbieder (Google of Microsoft).

3. U wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van uw aanbieder. Meld u aan met uw zakelijke e-mail en verleen de toegangsmachtiging.

4. Kibi bevestigt de succesvolle verbinding. Uw afspraken worden vanaf nu automatisch gesynchroniseerd.

Welke afspraken worden gesynchroniseerd?

U bepaalt zelf welke afspraken worden gesynchroniseerd:

• Persoonlijke afspraken: Afspraken die u rechtstreeks in Google Kalender of Outlook aanmaakt.

• Uitnodigingen uit Kibi: Vergaderingen en afspraken waartoe u in Kibi bent uitgenodigd.

• Afwezigheden: Vakantie en andere afwezigheden uit Kibi.

• Voertuigboekingen: Reserveringen van voertuigen via Kibi.

Elke categorie kan afzonderlijk worden in- of uitgeschakeld. De instellingen vindt u onder Mijn profiel → Externe kalender → Verbonden kalenders beheren.

Privacy-instelling

U kiest hoeveel details bij de synchronisatie worden overgedragen. De instelling werkt in beide richtingen:

Instelling	Kibi → Google/Microsoft	Google/Microsoft → Kibi
Volledige details	Titel, beschrijving en alle inhoud worden overgedragen	Titel, beschrijving en alle inhoud verschijnen in Kibi
Alleen beschikbaarheid tonen	Alleen "Bezet" — geen titel, geen beschrijving	Alleen "Bezet" — geen titel, beschrijving of locatie zichtbaar

Ruimtes en voertuigen met externe kalenders verbinden

Resourcekalenders van uw organisatie (vergaderruimtes, voertuigen) kunnen direct met Kibi worden gekoppeld. Hierdoor zijn boekingen uit beide systemen altijd zichtbaar — zonder handmatig onderhoud.

Ga in Kibi naar Beheer → Ruimtes & Voertuigen (onder "Inhoud" in het beheermenu):

1. Maak een nieuwe resource aan of open een bestaande.

2. Selecteer onder Externe kalender de passende kalender uit de lijst met beschikbare resourcekalenders van uw organisatie.

3. Sla op. Boekingen uit Kibi verschijnen vanaf nu in de externe kalender en omgekeerd.

Privacy en dataveiligheid

• Uw inloggegevens worden versleuteld opgeslagen en niet aan derden verstrekt.

• Bij het ontkoppelen van de verbinding worden de toegangsmachtigingen bij uw aanbieder automatisch ingetrokken.

• Al gesynchroniseerde afspraken blijven in Kibi bewaard, maar worden niet meer bijgewerkt.

• De gegevensverwerking vindt uitsluitend plaats binnen de EU. Kibi is AVG-conform.

Veelgestelde vragen

Mijn verbinding is verlopen — wat nu?

Open Mijn profiel → Externe kalender → Verbonden kalenders beheren en klik op Nieuwe verbinding. U wordt opnieuw doorgestuurd naar de inlogpagina van uw aanbieder. Na het inloggen gaat de synchronisatie automatisch verder.

Hoe verschilt de privacy-modus?

Volledige details: In beide richtingen worden titel, beschrijving en alle inhoud van afspraken overgedragen. Kibi-afspraken zijn in de externe kalender volledig zichtbaar, en externe afspraken verschijnen in Kibi met alle details.

Alleen beschikbaarheid: In beide richtingen wordt alleen doorgegeven dat de periode bezet is — zonder titel, beschrijving of locatie. Zo blijven vertrouwelijke afspraken aan beide kanten beschermd.

Hoe verbreek ik de verbinding?

Open Mijn profiel → Externe kalender → Verbonden kalenders beheren en klik op Verbinding ontkoppelen. De toegangsmachtigingen bij uw aanbieder worden automatisch ingetrokken.

Wat gebeurt er met afspraken die ik in Google Kalender of Outlook verwijder?

Afspraken die u in uw externe kalender verwijderd, worden automatisch ook in Kibi verwijderd. Dit geldt in beide richtingen: afspraken die u in Kibi verwijdert, verdwijnen ook uit uw externe kalender.

Kan ik tegelijkertijd Google en Microsoft verbinden?

Ja. U kunt beide aanbieders tegelijkertijd verbinden. Kibi synchroniseert dan afspraken met beide externe kalenders. De privacy-instelling geldt per verbinding afzonderlijk.

Wat gebeurt er als ik mijn externe kalender wissel of mijn account verwijder?

Als uw extern account wordt verwijderd of de machtigingen worden ingetrokken, stopt Kibi de synchronisatie automatisch en informeert u. Al gesynchroniseerde afspraken blijven bewaard. U kunt te allen tijde een nieuwe verbinding aanmaken.

Welk e-mailadres moet ik gebruiken bij het verbinden?

Gebruik bij het verbinden hetzelfde zakelijke e-mailadres dat in uw Kibi-profiel is geregistreerd. Kibi koppelt uw Kibi-account en uw Google- of Microsoft-account aan de hand van dit e-mailadres. Bij afwijkingen kan de verbinding niet tot stand worden gebracht.