Abonnementen & licenties

Onder Beheer → Systeem → Abonnementen & Contracten zie je wat jullie platform omvat: je abonnement, de licenties, open aanbiedingen, facturen en de factuurgegevens. Wijzigingen aan het abonnement boek je hier zelf, met een prijsvoorvertoning voor het bestellen.

De tabbladen in het overzicht#

Overzicht#

De kaart Je abonnement toont in één oogopslag:

• Pakket

  Hoeveel medewerkers jullie licentiepakketten dekken, bijvoorbeeld 100 medewerkers.

• Volgende factuur

  Bedrag en datum van de volgende abonnementsfactuur.

• Looptijd

  Jaarlijks, per kwartaal of maandelijks, met de melding wanneer je kunt opzeggen.

• Posten

  Alle onderdelen van het abonnement met hoeveelheid en prijs per periode.

Heb je een wijziging aan het einde van de periode besteld, dan staat deze onder Vooraf gereserveerd, met de datum waarop deze ingaat. Tot die tijd kun je deze met Terugnemen weer annuleren.

Abonnement wijzigen#

In het tabblad Wijzigen (of via Abonnement wijzigen in het overzicht) pas je licentiepakketten, looptijd en extra diensten aan.

Licentiepakketten combineren#

Pakketten kunnen gecombineerd worden. 150 medewerkers zijn bijvoorbeeld een pakket van 100 plus een pakket van 50.

1. Vul bij Hoeveel medewerkers heb je nodig? het gewenste aantal in.

2. Klik op Goedkoopste combinatie voorstellen. Het platform kiest de goedkoopste mix, bij gelijke prijs die met minder pakketten.

3. Pas de mix indien nodig zelf aan met + en −. Onderin zie je licenties, opslag en prijs voor en na de wijziging.

4. Klik op Prijs controleren.

Er wordt alleen het verschil berekend: wie van 100 naar 150 gaat, krijgt een pakket van 50 erbij, het pakket van 100 blijft ongewijzigd.

Een overstap naar minder licenties wordt vooraf gereserveerd. Hiervoor geldt dezelfde opzegtermijn als voor het hele abonnement (zie Opzegtermijnen en abonnement opzeggen hieronder). Tot de stichtingsdatum kun je deze in het overzicht terugnemen. Gebruiken op de stichtingsdatum meer medewerkers het platform dan het kleinere pakket dekt, dan blijft je huidige pakket bestaan en ontvang je een e-mail.

Looptijd wijzigen#

Je kunt kiezen voor Jaarlijks, Per kwartaal en Maandelijks. De besparing zie je direct op de kaart, berekend ten opzichte van de maandelijkse looptijd:

• Een langere looptijd geldt direct, reeds betaalde tijd wordt in mindering gebracht.

• Een kortere looptijd geldt aan het einde van de lopende looptijd, als de wijziging binnen de opzegtermijn van je huidige looptijd wordt doorgevoerd. Anders geldt deze aan het einde van de volgende looptijd. Tot die tijd is deze vooraf gereserveerd.

Extra mailboxen#

Onder Extra diensten vul je het aantal in en klik je op Toevoegen. Nieuwe mailboxen gelden direct, je betaalt pro rata tot het einde van de lopende periode. Kai-tarieven boek je niet hier, maar per persoon in het tabblad Toewijzing.

Prijsvoorvertoning voor het bestellen#

Voordat iets wordt geboekt, toont de dialoog Wijziging controleren precies wat er gebeurt:

• Nu verschuldigd

  Het pro rata bedrag voor de rest van de lopende periode, met tijdsduur. Bij wijzigingen aan het einde van de periode is nu niets verschuldigd.

• Vanaf de volgende factuur

  Het nieuwe bedrag per periode, naast het vorige bedrag.

• Geldig

  Direct of op de datum aan het einde van de lopende periode.

Met Betaald boeken boek je direct, met Vooraf reserveren aan het einde van de periode. Daarna toont het platform kort „Wordt overgenomen…”. De factuur vind je achteraf onder Facturen.

Opzegtermijnen en abonnement opzeggen#

Je abonnement wordt automatisch verlengd met dezelfde looptijd, tenzij je opzegt. Opzeggen kun je aan het einde van de lopende looptijd, met de volgende termijn:

Bepalend is wanneer de opzegging bij ons binnenkomt. Komt deze na afloop van de termijn binnen, dan eindigt het abonnement pas aan het einde van de volgende looptijd.

Licenties en extra diensten verminderen#

Voor minder licenties, een kleiner pakket, minder mailboxen of Kai-tarieven, een kleiner creditcontingent en de overstap naar een kortere looptijd geldt dezelfde termijn. De wijziging treedt in werking aan het einde van de looptijd, tot die tijd behoud je de huidige omvang. Reeds berekende bedragen worden niet terugbetaald.

Wat de platform je toont#

• Op de abonnementkaart

  De looptijd met de bijbehorende termijn, bijvoorbeeld Opzegbaar aan het einde van de jaarlooptijd (termijn: 3 maanden).

• Voor het bevestigen

  Bij verminderen en bij opzeggen zie je de opzegtermijn en de datum waarop de wijziging geldt of je abonnement eindigt. Is de termijn voor de lopende looptijd al verstreken, dan noemt de platform de dag waarop deze is verstreken en de latere datum.

Zo zeg je je abonnement op#

1. Open het tabblad Wijzigen en klik op Abonnement opzeggen.

2. Controleer de datum waarop je abonnement eindigt. Een reden kun je optioneel opgeven.

3. Bevestig met Definitief opzeggen.

Op de abonnementkaart staat daarna Opgezegd per met de datum. Tot die tijd gebruik je de platform zoals voorheen. Tot de dag ervoor kun je de opzegging met Opzegging terugnemen annuleren. Alle systeembeheerders ontvangen een bevestiging per e-mail.

Opzeggen kun je ook in tekstvorm, bijvoorbeeld per e-mail naar connect@weslink.de. In de platform kunnen alleen systeembeheerders opzeggen.

Aanbod voor jullie#

Heeft onze verkoop een individueel aanbod voor jullie platform opgesteld, dan staat dit helemaal bovenin het overzicht onder Aanbod voor jullie. Je ziet het bedrag, de geldigheid en of het je lopende abonnement uitbreidt of een nieuw abonnement start. Met Posten tonen klap je de details open, met Aanbod als PDF laad je het downloaden.

1. Klik op Aanbod accepteren.

2. Controleer in de dialoog het totaalbedrag en bevestig met Definitief accepteren.

3. De vrijschakeling volgt binnen enkele minuten, de factuur komt per e-mail.

• Sommige aanbiedingen bevestig je via onze verkoop (office@weslink.de), bijvoorbeeld als een voorschotbetaling nodig is. Het aanbod vertelt je dan hoe het werkt.

• Verlengingsaanbiedingen accepteer je via antwoord op de aanbiedings-e-mail.

• Een verlopen aanbod kun je niet meer accepteren. Vraag gerust een nieuw aan.

Facturen#

Bovenaan staat hoeveel in totaal openstaat en hoeveel daarvan over de vervaldatum heen is. Daaronder zijn de facturen gesorteerd in Te betalen en Afgerond. Elke factuur kun je als PDF downloaden.

Betalen#

Klik bij een open factuur op Betalen. Je hebt twee opties:

• Online betalen

  Via Pay by Bank of creditcard op de beveiligde factuurpagina. Deze link zien alleen systeembeheerders.

• Via overschrijving

  GiroCode scannen met de banking-app. Ontvanger, IBAN, bedrag en omschrijving zijn al ingevuld. Elk veld kun je ook afzonderlijk kopiëren.

Factuurgegevens#

In het tabblad Factuurgegevens onderhoud je de gegevens die op elke factuur staan: bedrijf, straat en huisnummer, postcode, plaats, land, BTW-ID, factuur-e-mail en een optionele bestelreferentie (bijvoorbeeld jullie bestel- of kostplaatsnummer). Wijzigingen gelden vanaf de volgende factuur.

Zonder BTW-ID wordt Duitse omzetbelasting berekend. Als betaalmethode staat Factuur: je ontvangt elke factuur per e-mail en betaalt via overschrijving of online via de link in de factuur.

Wie mag wat?#